Termin „kapitał ludzki” odnosi się do wartościowych pracowników, którzy tworzą siłę roboczą. Różne typy systemów kapitału ludzkiego obejmują administrację, pracę fizyczną, kadry i personel księgowy. Systemy kapitału ludzkiego mogą również odnosić się do konkretnego systemu zarządzania zasobami ludzkimi w organizacji stosowanego w technologii, która ma na celu obniżenie kosztów. Ogólnie rzecz biorąc, systemy kapitału ludzkiego integrują różne funkcje każdego typu pracownika, jednocześnie maksymalizując wartość ich umiejętności.
Zarządzanie kapitałem ludzkim jest podobne do zarządzania zasobami ludzkimi, z tą różnicą, że zarządzanie kapitałem ludzkim jest nastawione na wartość ekonomiczną i uzyskanie większej wartości za pieniądze wydane na pracownika. Nacisk może być położony na rekrutację lub szkolenie pracownika z dokładnym zestawem umiejętności potrzebnych do jego pracy. Więcej umiejętności niż to konieczne może być marnotrawstwem zarówno dla pracownika, jak i firmy, a mniej umiejętności niż to konieczne może być niewystarczające.
Systemy kapitału ludzkiego pomagają zarządzać i kontrolować pracowników poprzez z góry określone procesy. Podręczniki dla pracowników, edukacja i szkolenia pracowników mogą mieć wpływ na zarządzanie kapitałem ludzkim. Menedżerowie tworzą systemy, badając czynniki produkcji każdego rodzaju pracy i odkrywając najbardziej opłacalne sposoby wykonywania pracy.
Oprogramowanie wykorzystywane w systemach kapitału ludzkiego zastępuje niektóre funkcje zarządzania zasobami ludzkimi. Niektóre systemy to bazy danych informacji o zasobach ludzkich, takich jak plany świadczeń, orientacja pracowników i kodeksy postępowania. Zaawansowane systemy monitorują wydajność pracowników, umożliwiając menedżerom przeglądanie danych dotyczących pracowników i określanie, gdzie firma może zaoszczędzić czas i pieniądze.
Dyrektor wykonawczy, kierownik działu lub kierownik projektu może nadzorować systemy kapitału ludzkiego specyficzne dla danego stanowiska lub działu. Systemy te mogą być nastawione na motywację poszczególnych pracowników i wyznaczanie celów na podstawie wartości. Oceny pracowników dokonywane przez przełożonych mają tendencję do podkreślania wydajności i celów ekonomicznych. Firma zatrudni nowych pracowników tylko wtedy, gdy dział zasobów ludzkich lub konkretny kierownik działu uzna, że wraz z nowym zatrudnieniem wzrośnie wydajność.
Na przykład, administracyjne systemy kapitałowe mają tendencję do skupiania się na krótkoterminowych celach wydajnościowych personelu administracyjnego i niektórych długoterminowych celach kadry kierowniczej i menedżerów wyższego szczebla. Obowiązki administracyjne mogą obejmować obsługę klienta, zarządzanie biurem, pracę sekretarską i wprowadzanie danych. System kapitału ludzkiego dla administracji skupiałby się na szkoleniu pracowników administracyjnych do wielozadaniowości, maksymalizując zestaw umiejętności organizacyjnych.
Innym przykładem systemu kapitału ludzkiego są pracownicy fabryczni lub pracownicy fizyczni. Systemy dla tego typu pracowników kładą nacisk na produkcję jednostkową na godzinę i wydajność zespołu. Zapobieganie wypadkom dotyczy również wielu rodzajów pracy fizycznej.