Linia podziału między front office a back office to lokalizacja, w której w biurze wykonywana jest praca. Terminy mogą odnosić się do dosłownej lokalizacji, w której wykonywany jest określony rodzaj pracy, lub symbolizować rodzaj wykonywanej pracy. Operacje front office zwykle zajmują się bezpośrednim kontaktem firmy z klientami lub klientami firmy, podczas gdy operacje back office zajmują się pracą zakulisową lub realizacją produktów lub usług, którymi są klienci kupowanie. Operacje lub prowadzona działalność różni się również między front office a back office.
Ogólnie rzecz biorąc, operacje front office mają miejsce w holu biura lub tam, gdzie klienci gromadzą się przed wejściem w głąb biura budynku. Pracownicy front office i back office również się różnią. Pracownicy front office są zazwyczaj pracownikami administracyjnymi i biurowymi, takimi jak recepcjonistka. Pracownicy zaplecza biurowego zwykle zajmują się bardziej szczegółowymi zadaniami związanymi z prowadzeniem firmy.
Niektóre z obszarów wchodzących w skład front office to sprzedaż, marketing i obsługa. Pracownicy back office mają tendencję do zajmowania się zadaniami, które są bardziej bezpośrednio związane z prowadzeniem firmy. Na przykład pracownik front office może przyjąć zamówienie sprzedaży od klienta, ale obowiązkiem pracownika back office jest jego realizacja. Produkcja, realizacja zamówień, a nawet księgowość są częścią zaplecza biznesowego.
Chociaż istnieją różnice między operacjami front office i back office, te dwie części muszą ze sobą współpracować, aby firma działała jako całość. Może być również wymagane pewne nakładanie się dwóch obszarów biura. Jest to również znane jako trening krzyżowy. Oznacza to, że pracownicy front office powinni posiadać praktyczną wiedzę na temat zadań i obowiązków pracowników back office. Dotyczy to również pracowników back office.
Powodem częściowego nakładania się jest to, że firma może zapewnić doskonałą i nieprzerwaną obsługę klienta. Jeśli pracownik front office wychodzi na lunch lub jest chory, pracownik back office powinien wiedzieć wystarczająco dużo o swoim stanowisku, aby wypełnić go krótkoterminowo. Jeśli klient przychodzi, aby odebrać swoje zamówienie lub dokończyć dokumentację, która jest zwykle obsługiwana przez back office, pracownik front office powinien posiadać wystarczającą wiedzę, aby przekazać te informacje klientowi bez przerw w świadczeniu usług i stworzyć płynny proces dla klient lub klient.