Dziedzina zakupów hotelarskich jest podzbiorem szerszej dziedziny zakupów lub zakupów. Zaopatrzenie w hotelarstwo koncentruje się wyłącznie na zakupie towarów i usług dla branży hotelarskiej, restauracyjnej i wypoczynkowej. Ta branża ma bardzo specyficzne potrzeby, które nie są standardem w żadnej innej branży. Istnieją cztery główne aspekty zamówień w branży hotelarskiej: pozyskiwanie, negocjowanie kontraktów, warunki płatności i zarządzanie wycofaniem z eksploatacji. Chociaż terminy te odnoszą się ogólnie do wszystkich zamówień, mają szczególne znaczenie w tym sektorze.
Pozyskiwanie materiałów obejmuje identyfikację odpowiednich dostawców, wystawianie zapytań ofertowych lub ofertowych oraz inspekcje różnych zakładów produkcyjnych. W branży hotelarskiej materiały używane do produkcji mebli i urządzeń muszą być bardzo trwałe i przeznaczone do użytku przez szerokie grono osób. Jakość jest problemem w przypadku wszystkich produktów, ale głównym celem w zamówieniach hotelarskich jest długowieczność i wymiana. Na przykład hotel może zakupić setki krzeseł do głównego holu. Projekty te muszą być unikalne dla danej lokalizacji, ale można je łatwo naprawić lokalnie.
Trend w kierunku rozwiązań przyjaznych środowisku stanowi wyjątkowe wyzwanie dla zamówień hotelarskich. Branża ta wymaga wysokiego wskaźnika obrotu armaturą, meblami, sprzętem AGD i produktami konsumpcyjnymi. Oprócz kwestii trwałości produkty wytwarzane w zakładach masowej produkcji zazwyczaj mają duży wpływ na środowisko, przy powszechnym wykorzystaniu zasobów nieodnawialnych. Chociaż wiele firm odpowiada na prośby klientów o usługi przyjazne dla środowiska poprzez ograniczenie prania i innych usług, rzeczywiste użyte materiały pozostają wyzwaniem.
Negocjacje kontraktów w hotelarstwie zwykle koncentrują się na kontraktach długoterminowych dla szeregu różnych lokalizacji marek. Na przykład typowa sieć hotelowa ma od czterech do pięciu różnych marek, z których każda musi mieć niepowtarzalny wygląd i styl. Umowy są negocjowane przez sieć, ale mogą wymagać skorzystania z lokalnych dostawców lub wielu unikalnych układów lub schematów kolorów i wzorów, aby spełnić różne wymagania.
Warunki płatności są krytycznym aspektem zakupów hotelarskich ze względu na problemy z przepływami pieniężnymi, które są powszechne w tej branży. Zazwyczaj warunki są dość hojne, a płatność negocjowana przez 90 do 120 dni po otrzymaniu. Ostatnio zaobserwowano tendencję do procentowego określania terminów płatności za wykonanie umowy, co zapewnia lepszą równowagę płatności dla dostawców, a jednocześnie umożliwia firmie hotelarskiej zarządzanie projektem i harmonogramem.
Zarządzanie wycofaniem z eksploatacji to ciągłe wyzwanie w branży hotelarskiej. Sprzęt jest zwykle wymieniany w ciągu dwóch do trzech lat i może trwać krócej w obiektach z wyższej półki. Konieczność nieustannego odświeżania wyglądu powoduje, że po wymianie pozostaje szereg produktów, których żywotność pozostaje bez zmian. W rezultacie wiele firm wdrożyło proces usuwania i zwrotu kosztów w kontrakty na usługi hotelarskie. Dostawca może wówczas odebrać sprzęt, odnowić, a następnie ponownie sprzedać te elementy innym firmom lub skierować je bezpośrednio do konsumenta.