Inwentarz z natury może dokładnie odnosić się do dwóch oddzielnych, ale powiązanych ze sobą koncepcji, a znaczenie jest głównie związane z tym, czy termin ten jest używany w odniesieniu do rzeczy, czy do procesu robienia czegoś. Inwentarz fizyczny może często odnosić się do zapasów produktów znajdujących się w sklepie, zazwyczaj w placówce detalicznej, i może być również określany jako rzeczywisty stan magazynowy lub „na ręce”. Inwentarz ten może również odnosić się do procesu, w którym inwentarz w sklepie jest liczony w celu ustalenia wartości ilościowej samego inwentarza.
Różnica między tymi dwoma zastosowaniami tego słowa polega zasadniczo na tym, czy termin jest używany jako rzeczownik, czy czasownik. Termin ten używany jako rzeczownik jest często używany w handlu detalicznym w celu ustalenia, ile produktu można sprzedać klientom. Ponieważ wielu klientów opuści sklep z pustymi rękami, jeśli nie mogą znaleźć produktu, którego szukają, zapewnienie wystarczających zapasów w sklepie jest ważne. Zapasy są również często powiązane z magazynowaniem i uzupełnianiem półek, aby zapewnić, że produkty w sklepie są łatwo dostępne dla klientów.
Często jest to sprzeczne z inwentarzem komputerowym, który wskazuje, że ewidencja odebranych przesyłek i sprzedaży towarów w sklepie powinna znajdować się w sklepie. Błędy w wysyłce, kradzież, niewłaściwe procesy w rejestrze i inne czynniki mogą powodować różnicę między stanem fizycznym lub rzeczywistym, a stanem magazynowym komputerów. W wielu firmach rozbieżność między tymi dwiema wartościami jest określana jako albo kurczenie się w przypadku towarów o mniejszym inwentarzu fizycznym niż w inwentarzu komputerów, albo wzrost, gdy rzeczywisty stan inwentarza jest większy niż stan inwentarza komputerów. Oba są zazwyczaj uważane za negatywne, ponieważ często wskazują na stratę firmy lub słabe wyniki pracowników na pewnym poziomie.
W przypadku opisu procesu inwentaryzacja z natury jest zwykle przeprowadzana raz w roku lub w podobny sposób regularnie. W zależności od wielkości sklepu inwentaryzacja może trwać tylko kilka godzin lub kilka dni i może być wykonywana przez pracowników sklepu lub zewnętrznych kontrahentów zatrudnionych do przeprowadzenia inwentaryzacji. W przypadku większych sklepów lub działów sklepów, które są szczególnie popularne wśród klientów lub z większym prawdopodobieństwem są celem złodziei sklepowych, dzienne lub tygodniowe liczenia mogą być również wykonywane w ramach bieżącego spisu fizycznego.