Zarządzanie komunikacją odnosi się do przepływu informacji w firmie lub między wieloma firmami. Koncentruje się na planowaniu i realizacji różnych metod komunikacji używanych przez firmę w celu dotarcia do docelowych odbiorców, np. konsumentów, sprzedawców, mediów itp. Zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne zarządzanie komunikacją odgrywa istotną i dynamiczną rolę w każdym modelu biznesowym .
Ilekroć firma chce przekazać wiadomość, najpierw musi wziąć pod uwagę wiele czynników. Firmy muszą określić, kim są docelowi odbiorcy i co czyni je wyjątkowymi. Dokładnie rozważono, jak najlepiej dotrzeć do tej grupy odbiorców w najbardziej przekonujący i szybki sposób. Dokonanie tych ustaleń pomoże specjaliście skierować konkretny przekaz do określonej grupy odbiorców.
Specjalista ds. public relations może przeanalizować docelowe grupy odbiorców firmy i podzielić je na kategorie, takie jak pracownicy, dostawcy itp. Następnie do personelu ds. komunikacji należy dostroić i ukierunkować przepływ informacji do i od tych odbiorców. Specjaliści ds. public relations i menedżerowie ds. komunikacji pełnią bardzo podobne funkcje, jeśli chodzi o komunikację.
Jednym z przykładów zarządzania komunikacją jest biuletyn firmowy, który jest dystrybuowany wyłącznie do pracowników firmy. Gdy firma określi już odpowiedni komunikat, z którym chce się odnieść, musi wybrać środek przekazu, za pomocą którego będzie go komunikować. W tym przykładzie nośnikiem jest biuletyn. Informacje zawarte w newsletterze powinny realizować cele firmy.
Innym, bardziej złożonym przykładem zarządzania komunikacją jest strona internetowa. Witryna firmy może dotrzeć do wielu odbiorców z różnymi komunikatami poprzez segmentację witryny. Wymaga to sporo zaawansowanego planowania i być może remontu technologii informacyjnej (IT). Na stronie internetowej dostawcy mogą zostać przekierowani do określonej sekcji serwisu, która zawiera informacje dla nich istotne, a pracownicy i klienci mogą zostać przekierowani do innej sekcji.
Przy ocenie komunikacji nie należy pomijać komunikacji dwustronnej. Informacje zwrotne od pracowników, klientów itp. są nieocenione, jeśli firma naprawdę chce poprawić i zarządzać komunikacją. Firma powinna skoncentrować się na najłatwiejszym sposobie przekazania wiadomości przez odbiorców, a następnie zaplanować sposoby realizacji tej misji.
Szeroki wachlarz metod komunikacji w dzisiejszej erze cyfrowej zmusza ekspertów ds. zarządzania komunikacją do szybkiej adaptacji w odpowiedzi na zmieniające się technologie. Wygląda na to, że każdego dnia nowy serwis społecznościowy lub firma informatyczna próbuje zdobyć swój udział w rynku poprzez innowacje technologiczne. Kiedy tak się dzieje, zespół ds. komunikacji musi szybko reagować, dostosowując swój przekaz do właściwych odbiorców.