Głównym zastosowaniem sali do wideokonferencji jest komunikacja między ludźmi za pomocą transmisji wideo i audio. Wideokonferencja różni się od wideotelefonu, ponieważ obejmuje grupę osób, a nie dwie pojedyncze osoby. Ponieważ zaangażowanych jest wiele osób, wiele razy sala wideokonferencyjna będzie musiała zostać wykorzystana przez osoby biorące udział w telekomunikacji. To pomieszczenie musi być odpowiednio zaprojektowane i ustawione, aby wszyscy byli widziani i słyszani podczas spotkania. Istnieje wiele różnych sposobów na zorganizowanie sali do wideokonferencji, a liczba osób i cel spotkania zwykle decyduje o tym, jaki rodzaj aranżacji jest najwłaściwszy.
Gdy dostępna jest wystarczająco duża sala do wideokonferencji, w której zwykle uczestniczy mniej niż 15 osób, można ustawić salę wideokonferencyjną w kształcie litery U. Ten typ konfiguracji zazwyczaj obejmuje trzy stoły, wszystkie połączone ze sobą, tworzące kształt litery U. Osoba (osoby), z którą grupa komunikuje się, jest ogólnie widoczna na ekranie telewizora lub komputera w otwartej części litery U. Uczestnicy spotkania siedzą na zewnętrznych częściach stołów, dzięki czemu mogą wygodnie oglądać, komunikować się i robić notatki.
W przypadku wideokonferencji, w których bierze udział 16 lub więcej osób, przez większość czasu najkorzystniejsze jest umówienie spotkania w audytorium. Chociaż ten rodzaj konfiguracji nie pozwala na dużą interakcję między wszystkimi uczestnikami, do zadawania pytań można użyć mikrofonu publiczności. Ta konfiguracja umożliwia również wszystkim uczestnikom łatwe oglądanie ekranu wideo, który zwykle jest ustawiony z przodu sali audytoryjnej.
Niezależnie od tego, w jakim stylu urządzono salę wideokonferencyjną, ważne jest, aby pomieszczenie nie miało błyszczących powierzchni, a co ważniejsze, szkła. Jeśli w pokoju są okna, ciemne rolety powinny je zasłaniać. Błyszczące powierzchnie, szkło i okna mają tendencję do odbijania nie tylko światła, ale także dźwięku, co utrudnia osobie po drugiej stronie widzenie i słyszenie.
Istnieje kilka innych wskazówek, które mogą pomóc w skonfigurowaniu sali do wideokonferencji. Jeden mikrofon wystarcza na każde trzy osoby uczestniczące w wideokonferencji. Za każdym razem, gdy odbywa się prezentacja jednoosobowa, należy użyć mikrofonu w klapie. Czerwony kolor nie powinien znajdować się w żadnym wystroju ani na osobach znajdujących się w salach wideokonferencyjnych, ponieważ spowoduje to migotanie obrazu wideo. Większość sal wideokonferencyjnych wymaga od jednej do trzech kamer, przy czym wszystkie kamery, ekrany wideo i monitory są umieszczone z dala od jasnego światła.