Największe zalety wideokonferencji to wydajność i koszt. Podczas wideokonferencji nikt nie musi podróżować dalej niż ekran komputera. Uczestnicy mogą logować się z dowolnego miejsca, a wszystko, co zwykle jest wymagane, to podstawowa technologia komputerowa i oprogramowanie do wideokonferencji. Oszczędności kosztów są zwykle ogromne. Nie tylko oszczędzane są koszty podróży i stracony czas w tranzycie, ale również powierzchnie konferencyjne nie muszą być wynajmowane, rezerwowane ani utrzymywane.
Ponieważ Internet stał się bardziej wszechobecny, korzystanie z wideokonferencji online stało się coraz bardziej popularne w świecie biznesu. Wideokonferencje umożliwiają korporacjom, organizacjom i innym grupom handlowym transmisję swoich konferencji online w czasie rzeczywistym. Pozwala to na znacznie silniejsze uczestnictwo, zarówno ze strony uczestników zlokalizowanych zdalnie, jak i tych lokalnych, którzy mogą nie mieć czasu na opuszczenie swoich biur lub podróżowanie po mieście.
Początki wideokonferencji były naznaczone komponentami wideo do rzeczywistych konferencji. Zalety tego rodzaju wideokonferencji pozostają aktualne i nadal są w użyciu. Wiele dużych konferencji odbywa się w trybie simulcast lub webcast w wersjach strumieniowych online, aby umożliwić zdalny udział. Uczestnicy oglądający wideokonferencje online mogą zwykle w nich uczestniczyć, wysyłając wiadomość e-mail do moderatora lub korzystając z interaktywnych funkcji czatu w witrynie wideokonferencji.
Zalety wideokonferencji rosną wraz ze zmianą technologii. Chociaż transmisje internetowe są nadal powszechnymi sposobami wykorzystania technologii wideokonferencji do integracji zdalnych uczestników, technologia ta jest również wykorzystywana do łączenia wyłącznie zdalnych uczestników. Jedną z głównych zalet dzisiejszego oprogramowania do wideokonferencji jest możliwość organizowania spotkań i konferencji wyłącznie online.
Systemy do wideokonferencji nie są na ogół skomplikowane, a do zorganizowania udanego spotkania online potrzeba stosunkowo niewiele sprzętu do wideokonferencji. Wszystko, co jest zwykle wymagane, to komputer z dostępem do Internetu, kamera internetowa i oprogramowanie do wideokonferencji. Zazwyczaj dostępnych jest wiele pakietów oprogramowania, od bezpłatnych programów internetowych po bezpieczniejsze, chronione hasłem aplikacje. Niektóre programy konferencyjne umożliwiają przekształcenie telefonów komórkowych w mobilne biura, a większość umożliwia dostęp z dowolnego miejsca, w którym jest połączenie z Internetem.
Jedną z kluczowych zalet wideokonferencji jest możliwość szybkiego zgromadzenia osób z różnych miejsc i stref czasowych. Większość programów tworzy wirtualny „pokój spotkań”, w którym uczestnicy mogą się logować, aktywować kamery internetowe oraz uczestniczyć i współdziałać ze sobą tak, jakby wszyscy znajdowali się w tym samym pomieszczeniu. Wideokonferencje mogą być zaprojektowane jako dyskusje przy okrągłym stole lub jako prezentacje przez jedną lub więcej osób. W większości przypadków uczestnicy mogą rozmawiać ze sobą w widoczny sposób za pośrednictwem wideo i nie są delegowani do czatów ani do korespondencji e-mailowej. Uczestnicy mogą również łatwo przesyłać i pobierać dokumenty w trakcie wideokonferencji.
Kolejną zaletą wideokonferencji jest możliwość archiwizacji postępowań. W większości przypadków wideokonferencje można zapisywać, tworzyć kopie zapasowe i przeglądać w późniejszym czasie. Dzięki temu firmy mogą rejestrować wszystko, co zostało podjęte lub podjęte na spotkaniu, bez konieczności wyznaczania jednego uczestnika jako sekretarza lub rejestratora.
Coraz więcej firm wybiera wideokonferencje zamiast tradycyjnych, zarówno jako sposób na zaoszczędzenie pieniędzy, jak i jako sposób na zwiększenie produktywności pracowników. Dzięki temu więcej osób często może uczestniczyć, po niewielkich lub żadnych kosztach dla kogokolwiek. Chociaż w przypadku braku prawdziwych spotkań twarzą w twarz coś zostaje utracone, w przypadku firm mających biura w wielu miastach, a nawet w wielu krajach, zalety wideokonferencji są trudne do pobicia.