Zaproszenie do składania ofert to żądanie agencji, organizacji lub firmy skierowane do dostawców w celu złożenia ofert w celu ukończenia projektu lub zaspokojenia bieżących potrzeb w zakresie dostaw. Każda oferta powinna zawierać szczegółowe zestawienie tego, co zostanie dostarczone i za jaką cenę. Zazwyczaj wygrywa najniższa oferta, chociaż inne czynniki mogą odgrywać rolę w procesie podejmowania decyzji o udzieleniu zamówienia. Zaproszenia do składania ofert są często zamieszczane w gazetach i na publicznych tablicach ogłoszeniowych, a także można je otrzymać za pośrednictwem biura organizacji.
Prośba ta, znana również jako zaproszenie do składania ofert, po prostu wymaga podania informacji o cenie. Różni się to od zapytania ofertowego, w którym dokument zawiera omówienie tego, co jest potrzebne, i zachęca dostawców nie tylko do przedstawienia szacunkowej ceny, ale także do omówienia, w jaki sposób zaspokoją potrzebę. W zapytaniach ofertowych dopuszcza się większą swobodę cenową, ponieważ oferent może wykazać, że droższa metoda przynosi długoterminowe korzyści lub jest bardziej zdolna do zaspokojenia potrzeb niż inny dostawca.
Zaproszenie do składania ofert jest często zapieczętowane. Oferenci otrzymują dokumentację dotyczącą specyfikacji i mają ustalony czas na złożenie oferty. W określonym dniu i o określonej godzinie personel otwiera wszystkie oferty jednocześnie, zapisuje istotne szczegóły i określa, który oferent powinien otrzymać kontrakt. W przypadku agencji rządowych informacje te są dostępne publicznie i każdy sprzedawca może poprosić o zapoznanie się z ofertami, w tym zwycięską ofertą.
W przypadkach, gdy zamówienie nie obejmuje najniższej oferty, jest to zwykle spowodowane obawami o zdolność dostawcy do dostarczenia. Zaproszenie do składania ofert może być podejrzanie niskie lub może pochodzić od firmy o złej reputacji. W szczególności agencje rządowe nie mogą prowadzić interesów z dostawcami w określonych krajach lub z określonymi reżimami, a zatem mogą odrzucić pozornie rozsądną ofertę, jeśli istnieją obawy natury etycznej lub politycznej. Jeśli najniższa oferta zostanie odrzucona, agencja musi przedstawić solidny powód, aby uniknąć oskarżeń o faworyzowanie lub dyskryminację.
Ważne jest, aby uważnie przeczytać zaproszenie do licytacji. Firmy zaznajomione z procesem mogą mieć personel, który skupia się na przeglądaniu wszystkich otwartych wniosków, znajdowaniu tych, które byłyby odpowiednie dla firmy i przygotowywaniu ofert. Dokumentacja musi być dokładnie przestrzegana, a oferta powinna być pełna i kompletna. Jeśli w zaproszeniu do składania ofert wystąpi błąd, firma musi go jak najszybciej poprawić, ponieważ oferta może stanowić podstawę do zawarcia umowy, a błąd może stać się bardzo kosztowny.