Raport zewnętrzny to termin używany w odniesieniu do każdego rodzaju raportu organizacyjnego, który jest przygotowywany z myślą o opinii publicznej. Zazwyczaj zawartość znaleziona w dokumencie nie będzie zawierać informacji uznanych za zastrzeżone, a w raporcie uwzględnione zostaną jedynie dane, które są uznawane za dopuszczalne do użytku publicznego. Firmy zazwyczaj przygotowują tego typu raporty jako sposób na ujawnienie istotnych informacji konsumentom i innym zainteresowanym ogólną działalnością firm.
Firmy zazwyczaj samodzielnie tworzą własne raporty zewnętrzne, chociaż istnieje możliwość outsourcingu tej funkcji. Treść raportu może się różnić o tyle, że informacje zawarte w dokumencie mogą stanowić przegląd działalności firmy, w tym niektóre dane historyczne. W innych przypadkach w centrum uwagi raportu zewnętrznego mogą znajdować się informacje o finansach operacji biznesowej. W takim przypadku raport może zostać sporządzony przez audytorów w wyraźnym celu udostępnienia danych opinii publicznej. Informacje finansowe zawarte w niniejszym raporcie z audytu zewnętrznego nie będą zawierać żadnych poufnych informacji, a wszystkie dane wykorzystane w raporcie zostaną uznane za odpowiednie do publicznego udostępnienia przez właścicieli i operatorów firmy.
Istnieje kilka powodów, dla których firma zdecydowałaby się przygotować i opublikować raport zewnętrzny. Informacje są uznawane za publiczne, co pozwala na podanie wystarczającej ilości szczegółów dotyczących spółki i jej działalności, aby przyciągnąć uwagę zainteresowanych osób, w tym potencjalnych inwestorów. Raporty tego typu zazwyczaj zawierają dane, które analitycy branżowi mogą wykorzystać do oceny aktualnego stanu firmy. Nie jest niczym niezwykłym, że szczegóły uzyskane z zewnętrznego raportu są wykorzystywane jako materiał źródłowy do artykułu lub profilu stworzonego przez pisarza biznesowego.
Chociaż nie ma jednego właściwego sposobu przygotowania raportu zewnętrznego, istnieje kilka podstawowych kwestii, które mogą pomóc w przygotowaniu spójnego i pouczającego dokumentu. Informacje powinny być ułożone w logiczny sposób, aby czytelnik mógł łatwo śledzić przepływ tekstu. Wszelkie dane, które są uważane za poufne lub zastrzeżone, należy pominąć w tekście, chyba że istnieje ważny powód, aby zamieścić te informacje, a poziom ujawnienia prawdopodobnie nie spowoduje problemów dla firmy w późniejszym terminie. Większość raportów tego typu będzie ułożona tak, aby na początku tekstu określać cel dokumentu, zapewniając czytelnikom zrozumienie, dlaczego istnieje zewnętrzna gazeta i co autorzy mają nadzieję osiągnąć.