Faktura za usługę to dokument prawny zawierający szczegółowe informacje rozliczeniowe dotyczące transakcji, w której klient otrzymuje usługę. Konsultanci, personel naprawczy, niezależni profesjonaliści kreatywni i wielu innych handlowców może korzystać z faktur za usługi do rozliczania. Na fakturze może być również miejsce na produkty związane z usługami; na przykład mechanik wystawi rachunek za robociznę związaną z naprawą wraz z wszelkimi częściami, których potrzebowała do naprawy samochodu.
Firmy zwykle używają standardowego formularza do fakturowania, aby ułatwić prowadzenie ewidencji. Niektóre programy księgowe generują faktury i mogą łączyć się z oprogramowaniem do pomiaru czasu, którego ludzie mogą używać do śledzenia czasu spędzonego na różnych projektach. W innych przypadkach niezbędny jest oddzielny program lub handlowca może wypełnić drukowany formularz. Faktura służy jako rachunek i zapis wykonanych usług. W przypadku jakiejkolwiek kłótni obie strony mają kopie, których mogą użyć do rozstrzygnięcia sporu.
Zazwyczaj faktura za usługę zawiera nagłówek z informacjami kontaktowymi dotyczącymi firmy i konkretnego usługodawcy. Odnotowuje datę lub daty świadczenia usług i przedstawia zestawienie tego, czym były oraz stawki związane z każdą usługą. Dokument zawiera również informacje rozliczeniowe, w tym imię i nazwisko osoby lub firmy, która zamówiła usługi oraz jego dane kontaktowe. Na koniec faktura za usługę będzie wskazywać całkowitą należną kwotę i termin jej zapłaty lub odnotować, że płatność została dokonana w momencie wygenerowania faktury.
Niektóre firmy mogą odnotować swoje stawki za standardowe usługi na fakturze za usługę; na przykład mechanicy często drukują swoje stawki godzinowe. Dokument może również zawierać informacje o zasadach rozliczeń, takich jak zaokrąglanie do kwadransa lub pół godziny stawek godzinowych. Zapewnia to informacje, których klient może użyć do sprawdzenia faktury, aby potwierdzić, że jest poprawna. W przypadku wątpliwości co do nieścisłości, należy je rozwiązać przed zapłaceniem rachunku, a klient powinien poprosić o poprawioną fakturę za usługę odzwierciedlającą zmiany i anulowanie poprzedniej faktury.
Wskazane jest prowadzenie faktur. Dla odbiorców usług faktura jest przydatnym zapisem; kierowcy mogą na przykład zobaczyć, kiedy ich samochody były ostatnio serwisowane i mogą odnotować, co zrobił mechanik. Usługi mogą również podlegać odliczeniu od podatku, a faktura zawiera zapis o podatkach. Usługodawcy potrzebują kopii do prowadzenia własnych wewnętrznych rejestrów usług, aby mogli wydawać klientom przypomnienia, a także do przechowywania informacji w przypadku sporów dotyczących rozliczeń i innych problemów. Jeśli klient twierdzi, że lekarz weterynarii czegoś nie zrobił, może np. wystawić fakturę za usługę dokumentującą usługę i datę oraz powiązać ją z wpisami w kartotece klienta, takimi jak numer partii do szczepienia lub x- promienie pokazujące wynik operacji ortopedycznej.