Jakie są rodzaje systemów biurowych?

W świecie biznesu i finansów front office zazwyczaj opisuje wszystkie funkcje, które wiążą się z interakcją z klientem. Na przykład w scenariuszu sprzedaży detalicznej funkcje front office mogą obejmować transakcje sprzedaży, zasoby informacyjne i wszystkie działania związane z obsługą klienta. W kontekście bankowym systemy front office są podobne do tych w handlu detalicznym, ponieważ koncentrują się na obsłudze klienta, chociaż zamiast sprzedawać produkty i usługi, bankierzy mogą zbierać informacje dotyczące statusu finansowego klientów i historii kredytowej. Systemy front office to dowolne programy komputerowe, które umożliwiają pracownikom front office wykonywanie ich pracy. W handlu detalicznym dobrym przykładem tego typu systemu jest kasa fiskalna, która automatycznie przekazuje dane sprzedażowe do systemów back office.

Systemy front office są w większości przypadków połączone z innymi działami i biurami w przedsiębiorstwie. Na przykład banki mogą umieszczać w swoich biurach systemy, w których bankierzy mogą wprowadzać wnioski klientów o kredyty i rachunki. Dostęp do tych informacji mają następnie osoby w zapleczu, które przeprowadzają kontrolę kredytową i zapewniają aktualność informacji. Wnioski mogą być następnie przekazywane kierownikom lub innym urzędnikom wysokiego szczebla, którzy mogą zatwierdzać lub odrzucać wnioski.

W handlu detalicznym często spotyka się systemy front office, które umożliwiają kasjerom i innym przedstawicielom obsługi klienta przeprowadzanie transakcji sprzedaży, wyszukiwanie informacji o produktach, takich jak koszt, daty sprzedaży i numery inwentarzowe, oraz wprowadzanie zmian na kontach klientów. Informacje rejestrowane w tych systemach są często dostępne dla specjalistów z działów marketingu, księgowości i finansów. Ci specjaliści back office wykorzystują informacje wprowadzone do systemów front office do generowania rekordów sprzedaży i profili klientów.

Często spotyka się również tego typu systemy w branży hotelarskiej. Recepcjonistki w hotelach, na przykład, używają programów do planowania recepcji, aby ustalać rezerwacje. Menedżerowie restauracji mogą również korzystać z tych programów do podejmowania decyzji o tym, jak obsadzić każdą zmianę i ile jedzenia zamówić od dostawców.

Firmy z silną obecnością w Internecie mogą mieć systemy front office, które zawierają interfejsy klienckie. Na przykład klienci, którzy zamawiają buty przez Internet, mogą przejść do witryny, w której wprowadzają dane kontaktowe i dotyczące płatności oraz zamawiają wybrane przez siebie produkty. Informacje te są automatycznie przesyłane do systemów zaplecza, które umożliwiają specjalistom ds. zapasów wysyłanie zamówień, a specjalistom ds. finansów rejestrowanie transakcji.

W konwencjonalnych scenariuszach detalicznych i bankowych, w których klienci robią zakupy w fizycznych placówkach, właściciele i menedżerowie często kupują systemy, które wdrażają w swoich obecnych systemach biznesowych. Systemy często zawierają oprogramowanie i sprzęt, taki jak kasy fiskalne i skanery kodów kreskowych. Inne rodzaje organizacji, takie jak firmy internetowe, mogą subskrybować systemy oprogramowania jako usługi, do których mają dostęp za opłatą bez konieczności angażowania się w posiadanie.