Planowanie zakupów to proces wykorzystywany przez firmy lub instytucje do planowania działań zakupowych na określony czas. Zwykle jest to wykonywane podczas procesu budżetowania. Każdego roku departamenty są zobowiązane do złożenia wniosku o budżet na personel, wydatki i zakupy. To pierwszy krok w procesie planowania zakupów.
Budżety wszystkich działów są następnie poddawane przeglądowi, a w organizacji zaangażowanej w planowanie zakupów księgowi poświęcają czas na znalezienie wspólnych wymagań dotyczących zakupów. Na podstawie przedłożonych budżetów mogą skierować departamenty do współpracy z centralnymi zakupami w celu połączenia planowanych wydatków na określone towary. Ten proces najlepiej sprawdza się w organizacji, której zależy na obniżeniu kosztów. Kwestie związane z datami dostaw, zgodnością z umową i obsługą klienta muszą zostać rozwiązane wewnętrznie przed zawarciem umowy.
Podstawowa koncepcja zakupów polega na tym, że zaawansowane planowanie, harmonogramowanie i zakupy grupowe przyniosą oszczędności, wydajniejsze działanie biznesowe, a tym samym zwiększoną rentowność. Istnieją cztery kroki, które stanowią podstawę planowania zamówień: zakupy grupowe, dostawa na czas, negocjowane ceny hurtowe i zmniejszone koszty administracyjne.
Zakupy grupowe to proces łączenia całkowitego zapotrzebowania na zasoby dla różnych działów i tworzenia jednego zamówienia zakupu. Działy mogą być fizycznie zlokalizowane w różnych budynkach, z datami dostaw, ilościami i warunkami wymienionymi w zamówieniu zakupu. Ta praktyka jest coraz bardziej powszechna w firmach rządowych i sektora publicznego, gdzie ten sam przedmiot można kupić dla szeregu różnych instytucji.
Dostawa na czas jest centralnym elementem planowania zaopatrzenia. W tym modelu koszt magazynowania ponosi dostawca. Są odpowiedzialni za to, aby zakupione ilości materiałów były gotowe i dostępne do dostawy w określonych terminach i godzinach. Ten rodzaj wymogu dostawy jest zwykle połączony z zakupami grupowymi, co pozwala obniżyć koszty przechowywania.
Ceny hurtowe i negocjacje są bardzo ważne podczas planowania zakupów. Organizacje, które łączą całkowitą ilość wymaganą przez określony czas, mogą uzyskać niższe ceny na podstawie określonego poziomu zamówienia. Negocjacje są zazwyczaj prowadzone przez dyrektora ds. zakupów lub starszego agenta ds. zakupów.
Koszty administracyjne to koszt dla organizacji związany z całym cyklem zakupu do zapłaty. Obejmuje to pensje i koszty obsługi personelu zaopatrzenia, przetwarzanie faktur, produkcję kontrolną i rozwiązywanie zapytań dostawców. Zorganizowany, zarządzany proces eliminuje znaczną część tych kosztów, ponieważ są one ponoszone tylko raz na każdy towar.