Polityka miejsca pracy to formalna polityka, która jest ustanawiana przez kierownictwo lub właścicieli firmy. Zgodnie z konwencją, zasady obowiązujące w miejscu pracy są wyraźnie zapisane w podręcznikach lub zawiadomieniach dla pracowników, a pracownicy mogą być zobowiązani do podpisania poświadczeń potwierdzających, że otrzymali zasady i rozumieją je. Ustalenie zasad dotyczących miejsca pracy jest ważne dla firmy dowolnej wielkości, ponieważ wyznacza jasne granice, chroniąc zarówno pracowników, jak i pracodawców.
Zasady dotyczące miejsca pracy mogą obejmować różne tematy, a takie zasady są często gromadzone w podręczniku dla wygody pracowników. Kwestie takie jak stawka wynagrodzenia, wymagany strój lub mundur oraz zachowanie w miejscu pracy są często poruszane w zasadach obowiązujących w miejscu pracy, podobnie jak dyskryminacja, molestowanie seksualne, zażywanie narkotyków i nadużycia w miejscu pracy. Dobrze napisana polityka jasno określi stanowisko firmy w określonej sprawie oraz wskaże konsekwencje naruszenia polityki.
Podręcznik pracownika może również zawierać informacje proceduralne, aby pracownicy prawidłowo wykonywali zadania. Na przykład firma może mieć politykę miejsca pracy dotyczącą obsługi poufnych danych i klientów, zapewniającą, że wszyscy klienci są traktowani jednakowo. Miejsce pracy może również mieć zasady dotyczące używania sprzętu, takiego jak kopiarki, zamawiania lub zamawiania materiałów eksploatacyjnych oraz postępowania z innymi erratami administracyjnymi. Szczególnie w dużym biznesie brak zorganizowanych procedur może zamienić podstawowe zadania w koszmary, zwłaszcza dla asystentów administracyjnych i personelu pomocniczego.
Konsekwencje naruszenia zasad obowiązujących w miejscu pracy różnią się w zależności od zasad. Na przykład naruszenie kodeksu ubioru może skutkować odesłaniem pracownika do domu na zmianę, podczas gdy oskarżeniu o molestowanie seksualne towarzyszyłyby konsekwencje prawne, takie jak potencjalne rozwiązanie stosunku pracy. Jasno określając te konsekwencje, pracodawca może sprawiedliwie i równo egzekwować naruszenia i chronić firmę przed oskarżeniami o bezprawne wypowiedzenie.
Pracownicy powinni uważnie czytać podręczniki dotyczące polityki. Co do zasady, większość zasad obowiązujących w miejscu pracy jest dość rutynowa i jest zgodna ze zdrowym rozsądkiem i uprzejmością, o których wszyscy dorośli powinni być świadomi. Czasami jednak mogą pojawić się podstępne i bardzo ważne informacje dotyczące takich rzeczy, jak stawki płac, szczegóły dotyczące ubioru i inne kwestie; upewnij się, że zapoznałeś się z podręcznikiem pracownika i zachowaj kopię wraz z kopiami wszelkich uzupełnień lub zmian w polityce miejsca pracy. Zgodnie z konwencją taki podręcznik będzie również zawierał rozdział poświęcony sporom i arbitrażowi oraz będzie zawierał listę kroków, jakie pracownicy muszą podjąć, aby zająć się skargami. Pamiętaj, aby wykonać te kroki, aby zapewnić sprawiedliwe rozpatrzenie reklamacji.