Zapobieganie przemocy w miejscu pracy zwykle obejmuje kilka odrębnych kroków, które często można znaleźć w pisemnej polityce. Po pierwsze, unikanie niebezpiecznych sytuacji zależy w dużej mierze od umiejętności wyedukowania pracowników w zakresie rozpoznawania czynników ryzyka i sygnałów ostrzegawczych przed potencjalną przemocą. Po zakończeniu edukacji pozostałe elementy takiej polityki zazwyczaj obejmują zapobieganie, reagowanie i działania następcze. Każde miejsce pracy będzie miało unikalny system radzenia sobie z tym problemem, ale wiele organizacji i firm stosuje podobne ramy postępowania z przemocą w miejscu pracy.
Edukacja jest często uważana za pierwszy krok w zapobieganiu przemocy w miejscu pracy. Techniki mogą obejmować zarówno nieformalne rozmowy między współpracownikami, jak i formalne programy szkoleniowe. Menedżerowie i przełożeni często edukują siebie i swoich pracowników na temat znaczenia przemocy w miejscu pracy, a także możliwości jej wystąpienia w ich konkretnych lokalizacjach. Jeśli istnieje zespół reagowania kryzysowego, zwykle wymaga on również specjalistycznego szkolenia. Przemoc w miejscu pracy może mieć wiele definicji. Może to być akt przemocy, groźba krzywdy fizycznej, nękanie, zastraszanie lub inne groźne zachowanie. Może również obejmować groźby ustne lub pisemne, a w niektórych miejscach za przemoc w miejscu pracy uznaje się działania destrukcyjne, takie jak przekleństwa i rozpowszechnianie plotek.
Osoby pracujące w określonych dziedzinach lub lokalizacjach są bardziej narażone na przemoc w miejscu pracy. Niektóre przykłady obejmują osoby, które ściśle współpracują ze społeczeństwem, takie jak pracownicy służby zdrowia lub pracownicy opieki społecznej. Ponadto osoby, które mają do czynienia z pieniędzmi, mogą również często spotykać się z przemocą. Jednak przemoc w miejscu pracy może wystąpić wszędzie i często trudno jest przewidzieć, czy osoba z zewnątrz lub nawet współpracownik zaangażuje się w agresywne zachowanie w swoim miejscu pracy.
Następny krok na ogół wykracza poza edukację ogólną i koncentruje się na profilaktyce. Wiele polityk w miejscu pracy opisuje zapobieganie przemocy jako podnoszenie świadomości i zapewnianie specjalnych szkoleń w celu oceny zagrożeń i identyfikacji potencjalnie brutalnych sytuacji. Dwa pomocne narzędzia zapobiegania przemocy w miejscu pracy to pisemna polityka, która wyraźnie określa, jakie rodzaje zachowań są niedopuszczalne, a także sprawdzanie kandydatów do pracy przed zatrudnieniem. W zależności od czynników ryzyka przemocy w konkretnej organizacji, może ona również posiadać plan awaryjny. Wiele firm ma również dostępne programy — takie jak alternatywne rozwiązywanie sporów (ADR) lub program pomocy dla pracowników — które mogą pomóc w zapobieganiu przemocy w miejscu pracy.
Jeśli nie można zapobiec przemocy w miejscu pracy i dochodzi do incydentu, następnym krokiem jest zwykle reakcja. Niektórzy pracodawcy mają zespoły reagowania kryzysowego, które zostały specjalnie przeszkolone do radzenia sobie z sytuacjami przemocy. Ta grupa może na przykład określić, czy ewakuacja jest konieczna, lub w inny sposób podjąć wszelkie kroki określone w planie organizacji.
Kontynuacja jest zwykle ostatnim krokiem w zapobieganiu przemocy w miejscu pracy. Przełożeni zazwyczaj oceniają, czy sytuacja została odpowiednio potraktowana. Następnie mogą tworzyć oficjalne raporty i w razie potrzeby modyfikować zasady i procedury w miejscu pracy. Jeśli ma miejsce traumatyczny incydent, menedżerowie mogą pracować bezpośrednio ze swoimi pracownikami lub skorzystać z pomocy zewnętrznej w celu przeprowadzenia podsumowania i doradztwa dla personelu. Wielu ekspertów ds. zasobów ludzkich zgadza się, że posiadanie pisemnego planu zapobiegania przemocy w miejscu pracy wyjaśnia role i obowiązki w przypadku wystąpienia incydentu. Może to sprawić, że pracownicy poczują się bezpieczniej i pewniej w miejscu pracy.