Strumień poczty to suma dokumentów, paczek i korespondencji elektronicznej, która przechodzi przez firmę lub dom. Termin ten jest częściej używany w świecie korporacyjnym, zwykle w kontekście nauki zarządzania dużym strumieniem pocztowym, który pochodzi z dużej firmy. Kilka firm specjalizuje się w usługach mailstream, oferując sposoby na poprawę wydajności na każdym etapie procesu mailingowego. Dla firm specjalizujących się w marketingu, stworzenie usprawnionego systemu mailingowego jest niezwykle ważne.
Oprócz samej poczty strumień poczty obejmuje kolejne etapy. Obejmuje tworzenie dokumentów, obsługę poczty, archiwizowanie, przetwarzanie i wszystkie inne zadania związane ze strumieniem poczty. Od momentu utworzenia dokumentu do momentu opuszczenia firmy jest on włączany do strumienia poczty. Po drugiej stronie równania, w momencie, gdy część korespondencji trafia do firmy, staje się ona również częścią strumienia poczty, dopóki nie zostanie odpowiednio obsłużona.
Rachunki, paczki, korespondencja osobista, materiały marketingowe i dokumenty cyfrowe są częścią strumienia poczty. Podczas gdy osoby fizyczne są zwykle w stanie samodzielnie zarządzać swoją pocztą, firma zwykle musi wdrożyć system. Większość firm wysyła codziennie duże ilości materiałów, kierując pocztę na całą firmę przez centralną salę pocztową. Niektóre ze środków, które są podejmowane w celu usprawnienia strumienia poczty, obejmują używanie standardowych kopert, sortowanie poczty przed jej wysłaniem, aby firma mogła otrzymywać ceny masowych przesyłek pocztowych, oraz używanie programów komputerowych do zarządzania pocztą. Poczta przychodząca jest przetwarzana i dostarczana przez pracowników poczty.
W dziedzinie komunikacji elektronicznej wiele firm korzysta z usług filtrowania i sortowania o dużej mocy w celu organizowania poczty, zanim dotrze ona do miejsca docelowego. Zazwyczaj programy te odfiltrowują wirusy i niechciane materiały, zanim zapewnią, że komunikacja cyfrowa dotrze do właściwej osoby. Wiele firm korzysta również z cyfrowego strumienia pocztowego do wysyłania promocyjnych wiadomości e-mail do klientów, ponieważ marketing bezpośredni z wykorzystaniem mediów cyfrowych jest znacznie tańszy niż bezpośrednia poczta fizyczna.
Prowadząc dobre rejestry strumienia poczty, firma może oferować lepsze usługi dla klientów i klientów. Większość firm zmaga się również z synchronizacją komunikacji cyfrowej i fizycznej. Korespondencja cyfrowa ma znacznie krótsze opóźnienia niż korespondencja fizyczna. Dla klientów może to być irytujące lub denerwujące, jeśli rejestry firmy nie są aktualne. W firmie ze zsynchronizowanym i zorganizowanym strumieniem poczty przedstawiciel firmy może wyszukać klienta i śledzić całą korespondencję firmy z nim, co znacznie ułatwia interakcje z klientem.