Listy z propozycjami to listy przewodnie, które są dołączone do propozycji biznesowych, aby przedstawić ludziom charakter propozycji i firmę składającą propozycję. Podobnie jak inne rodzaje listów motywacyjnych, listy z propozycjami mają na celu szybkie zapoznanie czytelnika z niezbędnymi informacjami, a jednocześnie przekonanie go, że autor listu jest najlepszym wyborem do pracy. W niektórych przypadkach list z propozycją musi być zgodny z określonym formatem i stylem, podczas gdy w innych może mieć bardziej swobodny charakter.
Typowy list z propozycją zawiera krótkie omówienie problemu, który propozycja ma rozwiązać, oraz przegląd najistotniejszych informacji zawartych w propozycji. Pisma z propozycjami zwykle zawierają szacunkowe czasy i koszty wraz z krótkim wyjaśnieniem, w jaki sposób propozycja będzie działać. List z propozycją może również szczegółowo przedstawiać doświadczenie, kwalifikacje i certyfikaty osoby lub firmy składającej propozycję, a także może zawierać historię firmy i informacje ogólne. Cały dokument ma przekonujący ton, który ma zachęcić czytelnika do zapoznania się z załączonymi materiałami propozycji.
Istnieje wiele kontekstów, w których można napisać list z propozycją. Kiedy firma lub agencja wystawia zapytanie ofertowe (RFP), osoby odpowiadające na RFP zwykle piszą listy z propozycjami wraz ze swoimi zgłoszeniami. RFP zazwyczaj zawiera wytyczne dotyczące propozycji, które dadzą ludziom dobre wyobrażenie o tym, co powinno być zawarte w liście z propozycją, począwszy od kwalifikacji autora, a skończywszy na szacunkowych kosztach, które będą z tym związane. Informatory, które zawierają informacje o korespondencji biznesowej, często zawierają kilka przykładowych propozycji, tak aby czytelnicy mogli zapoznać się z pisaniem propozycji, zanim będą musieli formalnie napisać propozycję.
Niektóre listy z propozycjami są niezamawiane. Firmy mogą wykorzystywać propozycje sprzedaży swoich produktów potencjalnym nowym klientom, ponieważ komunikacja pocztowa może być niedroga i bardzo opłacalna. Na przykład producent oprogramowania biurowego może wysłać masową wysyłkę do wielu biur i spodziewać się przynajmniej pewnego zainteresowania ze strony firm, które odpowiedzą zamówieniami lub prośbami o więcej informacji. Pismo z niezamówioną propozycją ma zwykle bardziej ogólny charakter, dzięki czemu można go wysłać do wielu osób.
Wymyślenie szablonu oferty, który można wykorzystać do odpowiedzi na zapytanie ofertowe, może być trudne, ponieważ każde zapytanie i każda propozycja mogą być bardzo różne. Zazwyczaj do zebrania propozycji potrzeba wielu badań, a język musi być specjalnie dostosowany do czytelnika. Może jednak pomóc w przygotowaniu podstawowego zarysu, który jest używany w pisemnych propozycjach, aby zapewnić, że każdy niezbędny aspekt propozycji jest w pełni uwzględniony. Firmy powinny również przechowywać kopie starych propozycji i listów z propozycjami, notując te, które zakończyły się sukcesem, aby można je było wykorzystać przy opracowywaniu przyszłych propozycji.