Administratorzy oświaty są zatrudniani przez szkoły publiczne i prywatne, okręgi szkolne, kolegia i uniwersytety w celu planowania i nadzorowania polityki edukacyjnej. Administratorzy są również zatrudniani przez prywatne przedszkola, muzea i biblioteki do zarządzania programami nauczania i programami edukacyjnymi. Rolą administratora edukacji jest organizowanie i nadzorowanie programów, a także zarządzanie alokacją budżetu i dystrybucją zasobów. Relacje zewnętrzne z radami szkolnymi, samorządami lokalnymi i regionalnymi oraz rodzicami są często wymagane również przez administratora oświaty.
W organizacji opartej na edukacji administrator zazwyczaj pełni funkcję kierowniczą, nadzorując nauczycieli, personel pomocniczy i uczniów. Ta rola obejmuje wdrażanie i zarządzanie szkoleniami w miejscu pracy dla nauczycieli i innych pracowników, a także koordynowanie konferencji rodziców i nauczycieli. Biorąc pod uwagę nadzorczy charakter pracy administratora oświaty, wielu z nich zostaje zatrudnionych jako nauczyciele na kilka lat przed awansem. Administrator jest często odpowiedzialny za zatrudnianie i nadzorowanie wszystkich członków personelu szkoły lub innej instytucji edukacyjnej, w tym nauczycieli i stanowisk pomocniczych.
Oprócz koordynacji zatrudnionych osób, administratorzy mogą być odpowiedzialni za podział budżetu szkoły. Proces ten obejmuje współpracę z członkami rady szkolnej i przedstawicielami rządu w celu pozyskiwania środków pieniężnych i zarządzania nimi. W przypadku szkół prywatnych, muzeów i bibliotek proces ten oznacza współpracę z komisjami budżetowymi i zarządami w celu dystrybucji zasobów.
Polityka edukacyjna dla szkoły lub innej instytucji jest zwykle kierowana przez administratora oświaty. Oznacza to koordynację wysiłków nauczycieli w celu zapewnienia ogólnego ukierunkowania programowego kształcenia uczniów. Może również obejmować ułatwienie różnych programów edukacyjnych w szkole, takich jak zajęcia pozalekcyjne, lekkoatletyka i inne programy pozaszkolne. Administrator oświaty to osoba odpowiedzialna za upewnienie się, że wszystkie programy studenckie mają niezbędne fundusze, zasoby i personel do funkcjonowania.
Rzeczywiste konkretne funkcje pracy dla administratora oświaty będą się różnić w zależności od instytucji zatrudnienia. W przypadku szkół ta praca jest zwykle rolą dyrektora lub zastępcy dyrektora. W przypadku prywatnych szkół i firm praca może być dyrektorem programów lub dyrektorem. Biblioteki i muzea często zatrudniają administratorów jako koordynatorów nauczania. W kolegiach i uniwersytetach administratorzy oświaty są zatrudniani na wszystkich poziomach struktury zarządzania — jako kandydaci, kierownicy wydziałów oraz jako dziekani i rektorzy.
Codzienna działalność administratorów oświaty obejmuje zazwyczaj spotkania z nauczycielami, rodzicami i personelem szkoły. Praca jest wykonywana w środowisku biurowym, przy czym często konieczne są dokumenty. Podczas gdy praca ma typowy dzień pracy i tydzień pracy, często konieczne są spotkania po godzinach i uczestnictwo w wydarzeniach szkolnych.