Sekretarz oddziału jest zasadniczo odpowiedzialny za utrzymanie sprawnego funkcjonowania stanowiska pielęgniarskiego w szpitalu poprzez wykonywanie obowiązków przydzielonych przez dyplomowaną pielęgniarkę (RN) lub innego kierownika. Sekretarki oddziałowe często przekazują informacje o pacjentach personelowi innych oddziałów szpitala, a także odwiedzającym pacjentów. Na większości stanowisk sekretarzy oddziałów szpitalnych oczekuje się obowiązków recepcyjnych oraz pracy urzędniczej.
Wielu sekretarzy oddziałów używa komputera do wprowadzania do dokumentacji pacjentów aktualnych informacji od lekarzy, pielęgniarek i pracowników z innych oddziałów szpitalnych. Chociaż zazwyczaj nie przepisują oni notatek lekarzy na formularz sprawozdania, tak jak robią to lekarze transkrypcyjni, sekretarze oddziałów mogą być zmuszeni do wprowadzania informacji z raportów do innych dokumentów, zgodnie z instrukcjami nadzorującego RN. Z tego powodu rozumienie terminologii medycznej, farmakologii i powszechnych procedur chirurgicznych jest często wyrażane w opisach stanowisk sekretarza oddziału. Zarejestrowane pielęgniarki mają sekretarza oddziału, który wypełnia dokumenty, aby mieć więcej czasu na bezpośrednie zajmowanie się pacjentami.
Prowadzenie aktualnej dokumentacji pacjenta jest ważną częścią pracy sekretarza oddziału, ponieważ personel medyczny wymaga najnowszych i najdokładniejszych informacji na kartach i innych dokumentach podczas leczenia pacjentów. Wielu sekretarzy oddziałów przechodzi szkolenie w miejscu pracy od starszych pracowników biurowych placówek pielęgniarskich. Starszy sekretarz oddziału może pomóc pielęgniarkom dyplomowanym w planowaniu procedur administracyjnych i organizacyjnych dla stanowiska pielęgniarskiego.
Odpowiadanie na telefon i korespondencję mailową to inne powszechne obowiązki sekretariatu oddziału. Sekretarki oddziałów często muszą kierować odwiedzających szpital do właściwych sal chorych. Może on utrzymywać regularne kontakty z członkiem rodziny pacjenta w celu przekazywania aktualnych informacji o stanie tej osoby. Odpowiadanie na pytania dotyczące pacjenta przez członka rodziny wyznaczonego do otrzymywania aktualizacji jest powszechną częścią większości zadań sekretarki oddziału. Sekretarka oddziałowa często pracuje bezpośrednio przy biurku pielęgniarki, aby wypełniać obowiązki recepcyjne i osobiście kierować odwiedzających do pokoi pacjentów.
Zamiast pracować w środowisku szpitalnym, sekretarze oddziałów mogą być również zatrudnieni w innych środowiskach medycznych. Na przykład ośrodki zdrowia i odnowy biologicznej oraz organizacje społeczne często zatrudniają sekretarzy oddziałów. Gabinety lekarskie i przychodnie lekarskie mogą być innymi miejscami pracy dla sekretarzy oddziałów. Obowiązki sekretariatu oddziału mogą różnić się od tych w większości środowisk szpitalnych, ale zwykle oczekuje się przyjmowania, jak również aktualizowania akt pacjentów i dokumentacji. W tych środowiskach stanowisko może być raczej medycznym asystentem administracyjnym niż sekretarzem oddziału.