Formularz oceny rozmowy kwalifikacyjnej to dokument wypełniany przez osobę przeprowadzającą rozmowę kwalifikacyjną lub kierownika ds. rekrutacji w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej z nowym kandydatem do pracy. Prowadzący rozmowę kwalifikacyjną będzie musiał wypełnić formularz w trakcie i po rozmowie kwalifikacyjnej, udzielając odpowiedzi na konkretne pytania, aby pomóc ocenić, czy kandydat do pracy jest dobrym wyborem na dane stanowisko. Niektóre firmy mają standardowy formularz oceny rozmowy kwalifikacyjnej, z którego korzystają, lub istnieje wiele różnych szablonów, do których można uzyskać bezpłatny dostęp online. Formularz oceny rozmowy kwalifikacyjnej może zawierać pytania dotyczące dbałości o wygląd; wykazane cechy osobowości, takie jak asertywność, przywództwo lub dojrzałość; niezbędne umiejętności wymagane do pracy; wiedza o stanowisku; oraz edukacja, szkolenia i przyszłe cele zawodowe, żeby wymienić tylko kilka.
Formularz oceny rozmowy kwalifikacyjnej nie jest zazwyczaj pokazywany kandydatowi do pracy; jest raczej zachowywany i udostępniany jako punkt odniesienia wśród osób podejmujących decyzje o zatrudnieniu, na przykład w dziale zasobów ludzkich. Formularz oceny jest korzystny z wielu powodów. Po pierwsze, umożliwia ankieterowi robienie zorganizowanych notatek podczas rozmowy kwalifikacyjnej, co może ułatwić przypomnienie pewnych faktów i wrażeń po rozmowie z kilkoma kandydatami. Ponadto umożliwia osobom, które nie mogły być obecne na rozmowie kwalifikacyjnej, przejrzenie formularza i lepsze wyobrażenie kandydata do pracy, ponieważ większość rozmów kwalifikacyjnych przeprowadzana jest z maksymalnie jedną lub dwiema osobami; pomaga również udokumentować, że rozmowa została przeprowadzona w uczciwy i odpowiedni sposób, jeśli później pojawią się jakiekolwiek pytania.
Każda osoba, która chce dowiedzieć się więcej o kandydacie do pracy, może potencjalnie wnieść pytania do formularza oceny rozmowy kwalifikacyjnej. Wszystkie pytania dotyczące różnych działów, umiejętności lub kwalifikacji może następnie zadać jeden ankieter, a odpowiedzi kandydata do pracy mogą przejrzeć każdy, kto zadał pytanie. Nawet jeśli po rozmowie kwalifikacyjnej tylko jedna osoba będzie sprawdzać formularz ewaluacyjny, nadal jest to korzystne narzędzie do ewaluacji rozmowy kwalifikacyjnej i przygotowania się do drugiej rozmowy, jeśli zajdzie taka potrzeba. Formularz może ilustrować obszary, w których kandydat musiałby się poprawić, aby zostać rozważonym na danym stanowisku, lub obszary, w których konieczne jest wyjaśnienie.
Niektóre osoby korzystają również z formularza oceny rozmowy kwalifikacyjnej podczas rozmowy końcowej, gdy pracownik opuszcza firmę. Dzięki temu pracownik może uczciwie podzielić się swoimi doświadczeniami z pracy dla firmy i przedstawić ewentualne sugestie zmian. Firma może następnie wykorzystać te informacje do wprowadzenia poprawek lub nawet po prostu umieścić akta pracownika w celu wykorzystania ich w przyszłości.