Recepcjonista sprawdza i rozładowuje przychodzące przesyłki w magazynie, centrum dystrybucyjnym lub dużym sklepie detalicznym. Weryfikuje, czy wysłane zostały właściwe rodzaje i ilości przedmiotów oraz sprawdza towary w celu zapewnienia ich jakości. Po zapoznaniu się z zamówieniem, odbierający magazynuje lub przechowuje towary w odpowiednich miejscach. Wielu urzędników odbierających jest odpowiedzialnych za prowadzenie dokładnych ewidencji i bezpośredni kontakt z nadawcami w przypadku wykrycia problemu lub rozbieżności.
Urzędnicy przyjmujący w dużych, ruchliwych placówkach są przede wszystkim odpowiedzialni za obowiązki związane z pracą fizyczną. Rozładowują przesyłki z samochodów ciężarowych, obsługują wózki widłowe i ręczne, usuwają i usuwają materiały opakowaniowe oraz zapasy artykułów. Ogólnie rzecz biorąc, recepcjonista musi być w dobrej kondycji fizycznej i mieć doskonały wzrok. Umiejętności organizacyjne są niezbędne do zapewnienia sprawnego przebiegu odbieranych zadań i łatwego znajdowania elementów, gdy są potrzebne.
Urzędnicy pracujący w mniejszych zakładach często mają większy zakres obowiązków, takich jak dokładne sprawdzanie przesyłek z oryginalnymi formularzami zamówień, aby zapewnić dokładność zamówień. Urzędnik często otwiera pudła w obecności doręczycieli, aby upewnić się, że wszystkie przedmioty są obecne i nieuszkodzone. Często podpisuje przesyłki i dokonuje płatności.
Niektórzy urzędnicy przyjmujący, zwłaszcza ci, którzy pracują w mniejszych magazynach, wykonują również obowiązki spedycyjne. Zwykle przeglądają zamówienia, zbierają i pakują odpowiednie ilości towarów i umieszczają je na wyjeżdżających ciężarówkach. Po załadowaniu ciężarówki, spedytor często wypełnia standardowy formularz i odnotowuje brakujące pozycje z pierwotnego zamówienia. Formularz jest wysyłany wraz z przesyłką dla urzędników przyjmujących w miejscu docelowym do naśladowania.
Wymogi edukacyjne i szkoleniowe dotyczące pracy jako urzędnik przyjmujący różnią się w zależności od pracodawcy i miejsca pracy. Większość firm wymaga od kandydatów posiadania dyplomu ukończenia szkoły średniej lub równoważnego oraz wykazania się podstawowymi umiejętnościami matematycznymi i organizacyjnymi. Niektórzy pracodawcy wolą zatrudniać urzędników, którzy mają wcześniejsze doświadczenie w obsłudze klienta lub na stanowiskach sprawdzających stany magazynowe. Pełen nadziei pracownik może również potrzebować przejść szkolenia, aby uzyskać certyfikat operatora wózka widłowego, zanim będzie mógł rozpocząć pracę. Nowi urzędnicy przyjmujący zazwyczaj otrzymują od doświadczonych pracowników intensywne szkolenie w miejscu pracy przez kilka dni lub tygodni, aby poznać konkretne techniki, zasady i procedury firmy.
Udany urzędnik przyjmujący może mieć możliwość awansu na stanowisko nadzorcze, mając wystarczająco dużo czasu i doświadczenia w pracy. Przełożony nadzoruje wszystkie codzienne czynności działu przyjmującego i opracowuje nowe zasady w celu poprawy wydajności. Niektórzy pracownicy decydują się na uzyskanie stopnia naukowego współpracownika lub licencjata w dziedzinie biznesu, zarządzania zapasami lub rachunkowości, aby poprawić swoje kwalifikacje i zakwalifikować się do stanowisk administracyjnych.