Urzędnik pocztowy jest zwykle osobą odpowiedzialną za pocztę przychodzącą i wychodzącą firmy. Zazwyczaj pracuje w pomieszczeniu przeznaczonym do przyjmowania listów i paczek oraz przygotowywania przesyłek do wysyłki przez lokalny urząd pocztowy lub niezależną firmę kurierską. Praca urzędnika pocztowego może dotyczyć prywatnej firmy, agencji rządowej, grupy non-profit lub operacji wojskowej.
Gdy poczta dostarczana jest do dużej firmy, zwykle trafia do jednej scentralizowanej stacji lub wyznaczonego pomieszczenia. Urzędnik pocztowy zazwyczaj dzieli pocztę według działu, a następnie dzieli ją dalej na osoby pracujące w każdym dziale. Zwykle ładuje posortowane przedmioty na wózek pocztowy i podąża wyznaczoną trasą, aby rozprowadzić pocztę w całej firmie. Jeśli pozwala na to miejsce i czas, pracownik kancelarii pocztowej może odbierać wychodzące listy i małe paczki wzdłuż swojej trasy, a także dostarczać między działami notatki i wiadomości inne niż pocztowe.
Jeśli firma wysyła paczki w ramach swojej działalności, często za przygotowanie przesyłek odpowiada pracownik kancelarii pocztowej. Zwykle wymaga się od niej wiedzy na temat stawek i praktyk kilku różnych firm spedycyjnych, aby mogła wybrać najszybszą i najbardziej opłacalną metodę wysyłania różnych rodzajów przesyłek. Jeśli do niektórych przesyłek ma zastosowanie specjalna obsługa lub instrukcje, od urzędnika pocztowego zwyczajowo oczekuje się przestrzegania narzuconych wytycznych.
Dokumenty wysyłkowe generowane komputerowo są często używane przez firmy. Firmy często zakładają konto online z różnymi spedytorami, którzy regularnie wystawiają faktury za swoje usługi, etykiety wysyłkowe i dostawy. Urzędnik pocztowy jest zwykle wymagany do zamawiania materiałów eksploatacyjnych i utrzymywania kont pocztowych na odpowiednim poziomie.
Niektóre firmy mogą wymagać od urzędnika obsługi szerokiej gamy narzędzi i maszyn pocztowych. Należą do nich zwykle liczniki pocztowe, wagi, maszyny do sortowania i etykietowania, elektryczne otwieracze do kopert, zgrzewarki i urządzenia do składania i wkładania. Jeśli firma regularnie wysyła duże paczki, do bezpiecznego zamykania pudeł i paczek można użyć maszyn do taśm lub zszywaczy.
Aby sprawnie wykonywać swoją pracę, urzędniczka pocztowa zazwyczaj musi posiadać dobre umiejętności organizacyjne. Zazwyczaj oczekuje się, że będzie w dobrej kondycji fizycznej do podnoszenia i transportu ciężkich paczek. Do tworzenia dokumentów wysyłkowych i utrzymywania powiązanych plików i zapisów potrzebne są dobre umiejętności obsługi komputera.
Aby otrzymać pracę jako urzędnik w kancelarii pocztowej, zazwyczaj wymagane jest świadectwo ukończenia szkoły średniej lub równoważne. W przypadku tych kandydatów do pracy preferowane jest doświadczenie w pracy w biurze lub w środowisku żeglugowym. Znaczna liczba pracowników biurowych postrzega tę pozycję jako odskocznię do wyższych płatnych stanowisk w firmie.