Asystent ds. zarządzania, znany również jako sekretarz wykonawczy, zapewnia pomoc jednemu lub większej liczbie kierowników wyższego szczebla. Ta osoba może wspierać prezesa, dyrektora generalnego, wiceprezesa lub szefa działu w organizacji. Obowiązki mogą być związane z funkcjami administracyjnymi specyficznymi dla potrzeb władzy wykonawczej i organizacji. Obowiązki zawodowe osoby na tym stanowisku zwykle wykraczają poza ogólne funkcje biurowe i obejmują złożone zadania, takie jak badania analityczne i przygotowywanie raportów. Asystent kierownictwa może również nadzorować pozostały personel biurowy w organizacji.
Osoba zatrudniona na tym stanowisku jest odpowiedzialna za obsługę funkcji administracyjnych jednego lub wielu członków wyższego kierownictwa. Obowiązki administracyjne, za które odpowiada dyrektor wykonawczy w organizacji, zazwyczaj przypisuje się tej osobie. Wiele z tego wsparcia administracyjnego obejmuje przygotowywanie notatek, e-maili i innej korespondencji w imieniu dyrektora. Ta osoba prowadzi zbiór, odbiera połączenia telefoniczne i kieruje wiadomości. Dodatkowe obowiązki mogą obejmować sortowanie poczty i faksów.
Skuteczne wykonywanie obowiązków może wymagać posiadania dobrych umiejętności organizacyjnych i umiejętności wielozadaniowości. Sekretarz wykonawczy może być odpowiedzialny za organizację spotkań i konferencji. Może to również wymagać skoordynowania wielu harmonogramów i obsługi wszystkich szczegółów dotyczących spotkania. Ogólnie rzecz biorąc, do obowiązków tej osoby należy również przygotowywanie agendy i zamawianie posiłków lub napojów.
Kiedy dyrektor musi podróżować w interesach, asystent kierownictwa jest zwykle odpowiedzialny za zapewnienie linii lotniczych, wynajmu samochodów i hoteli w razie potrzeby. Często prowadzi kalendarz dyrektora i informuje go o codziennych i nadchodzących spotkaniach, spotkaniach i podróżach związanych z firmą. Zazwyczaj przygotuje dla swojego szefa materiały prezentacyjne związane ze spotkaniami.
Wiele zadań administracyjnych przydzielonych asystentowi zarządzania zależy od tego, co dyrektor chce przekazać. Może to prowadzić do bardziej złożonych zadań wykraczających poza podstawowe obowiązki biurowe, które są zwykle wymagane od kogoś, kto pomaga innej osobie. Przykładem tych złożonych zadań jest przygotowywanie i dystrybucja raportów.
Znajomość aplikacji komputerowych ze średnimi lub zaawansowanymi umiejętnościami jest zazwyczaj niezbędna do wykonywania zadań przy minimalnym nadzorze. Asystent zarządzania może również zarządzać specjalnymi projektami związanymi z całą organizacją oraz utrzymywać bazy danych. W zależności od wielkości firmy obowiązki pracownika działu HR mogą również należeć do jego codziennych obowiązków.
Inną odpowiedzialnością niektórych asystentów kierownictwa może być również nadzorowanie personelu biurowego niższego szczebla w organizacji. Wymaga to posiadania umiejętności przywódczych i umiejętności zarządzania. Niewykluczone, że asystent będzie musiał planować, przydzielać i monitorować przebieg pracy pracowników biurowych w dziale. Oprócz nadzoru, asystent jest zazwyczaj osobą, do której należy się codzienna praca biurowa w zakresie wyposażenia biurowego lub spraw związanych z utrzymaniem budynku.