Zakupy i zarządzanie dostawami obejmują zaopatrzenie, przechowywanie i monitorowanie towarów sprzedawanych w sklepie detalicznym, maszyn, materiałów eksploatacyjnych lub innych surowców. Kierownik ds. zakupów i zaopatrzenia jest osobą odpowiedzialną za ten dział tego stanowiska, a także za zarządzanie innymi pracownikami pracującymi w tej sekcji. Dla większości firm, w szczególności sprzedawców detalicznych, zarządzanie zakupami i dostawami jest jednym z najważniejszych opisów stanowisk w monitorowaniu zachowań kupujących i upewnianiu się, że najlepiej sprzedające się produkty są dobrze zaopatrzone.
W wielu przypadkach zarządzanie zakupami i dostawami może obejmować negocjacje z producentami lub hurtowniami w procesie zakupu towarów lub materiałów, a także ścisłą współpracę z analitykami kosztów i specjalistami ds. marketingu przy podejmowaniu decyzji, które produkty kupić, a które nie sprzedają się wystarczająco dobrze za koszty. Proces ten zapewnia, że firma lepiej sprzedaje produkty na magazynie, jednocześnie przekazując produkty, które gromadzą się na półkach sklepowych i zbierają kurz.
Zapasy to również duża część zarządzania zakupami i dostawami. W ustalonych odstępach czasu inwentaryzacja jest pobierana w każdym magazynie lub sklepie, a te liczby są porównywane z tym, ile każdej jednostki zostało pierwotnie zakupione. Daje to menedżerom i właścicielom możliwość oceny, które przedmioty kupić więcej, a które z powrotem skalować.
Osoby odpowiedzialne za zakupy i zarządzanie dostawami muszą stale badać i uczyć się zachowań konsumenckich, a także być na bieżąco z nowymi i pojawiającymi się na rynku produktami. Aby firma mogła przetrwać, musi oferować to, co konsumenci chcą kupować.
W wielu przypadkach zespoły zakupów i zarządzania dostawami składają się z kilku kluczowych graczy. W skład tego zespołu mogą wchodzić analitycy cen, badacze rynku i personel marketingowy, menedżerowie każdego z tych działów, a także właściciele sklepów i przełożeni. Niezwykle ważne jest, aby każdy członek zespołu porównywał notatki i omawiał strategie zakupowe i marketingowe. W przypadku sprzedawców detalicznych muszą oni również porównać notatki z zespołem zakupowym producentów lub hurtowników, aby dowiedzieć się, jakie produkty są produkowane i sprzedawane oraz komu.
Zespół ds. zakupów musi również zawrzeć umowy kupna z dostawcami swoich produktów, dotyczące perspektywy zwrotu towaru w przypadku braku sprzedaży. Na przykład wiele wydawców pozwala księgarzom zwrócić niesprzedane egzemplarze w ciągu sześciu miesięcy. Działa to jako pewien poziom ochrony inwestycji firmy. Dział zakupów i zaopatrzenia musi negocjować te warunki przed opłaceniem jakichkolwiek zapasów, a także prowadzić dokładną ewidencję i zapasy w celu przestrzegania wszystkich warunków umowy.
Ponieważ istnieją różne opisy stanowisk i obowiązki związane z zakupami i zarządzaniem dostawami, zdobycie pracy w tej dziedzinie może wymagać jednego z kilku potencjalnych stopni, certyfikatów lub doświadczenia, w zależności od tego, którą sekcję chce się realizować.