Poniesione koszty dotyczą wydatków, które narosną w określonym czasie, co należy odpowiednio udokumentować w księgach rachunkowych i finansowych. Wydatki te niekoniecznie są opłacane w momencie ich wystąpienia, ale efektywna ewidencja księgowa dokumentuje te koszty w momencie ich wystąpienia, a nie w momencie ich zapłaty. Dzięki temu dokumentacja finansowa firmy może właściwie odzwierciedlać wydatki, które występują w związku z przychodami osiągniętymi w celu ustalenia rzeczywistych zysków. Poniesione koszty zwykle odnoszą się do kosztów prowadzenia działalności gospodarczej, takich jak media, koszty produkcji i wynagrodzenia pracowników.
Termin „poniesiony koszt” zazwyczaj odnosi się do wydatku, za który firma jest zobowiązana zapłacić, a nie do wydatku, za który płaci się natychmiast. Jednym z najprostszych przykładów tego typu wydatków jest rachunek za media obciążany regularnie określoną firmę, na przykład miesięczna opłata od firmy telekomunikacyjnej. Podczas gdy firma działa przez określony miesiąc, korzysta z usług firmy telefonicznej, która wystawia rachunek w kolejnym miesiącu. W ciągu miesiąca działalności firma wygenerowała poniesiony koszt równy kwocie, którą zostanie obciążona za usługę telefoniczną.
Mimo że firma spłaci ten wydatek w następnym miesiącu, a nawet kilka miesięcy później, w zależności od planu telefonicznego, jaki ma firma, jest to postrzegane jako koszt poniesiony w ciągu miesiąca działania. Aby skutecznie rejestrować i rozumieć, jaki zysk osiąga firma, tego rodzaju poniesione koszty są rejestrowane wraz z przychodami generowanymi przez firmę za dany miesiąc. Pod koniec miesiąca wydatki te można porównać z przychodami, które przychodzą, a różnica między tymi liczbami określa, czy firma osiąga zysk, czy traci pieniądze.
Istnieje wiele różnych rodzajów wydatków, które można wymienić jako „koszt poniesiony” w dokumentacji księgowej. Firma zazwyczaj musi płacić za różne media i podobne usługi, w tym za energię elektryczną, telefon, dostęp do Internetu, gaz ziemny, wodę, wywóz śmieci i ścieki. Firmy mają również tendencję do uwzględniania wynagrodzeń, które muszą być wypłacane pracownikom, jako kosztów ponoszonych każdego miesiąca podczas prowadzenia działalności. Firma produkcyjna może być zmuszona do uwzględnienia kosztów surowców, napraw maszyn i innych wydatków na każdy miesiąc, podczas gdy firma detaliczna może ponosić opłaty dostawcy i koszty wysyłki.