Ogólnie rzecz biorąc, koszty operacyjne dzielą się na kategorie stałe i zmienne, determinowane przez formę, jaką przyjmują z okresu na okres. Koszty stałe pozostają takie same bez względu na to, co dzieje się w firmie, podczas gdy koszty zmienne zmieniają się w zależności od użytkowania i innych działań. Rozliczanie obu jest niezbędne do prowadzenia dokładnej ewidencji i opracowywania odpowiednich budżetów. Dostępne są pewne narzędzia do szacowania kosztów zmiennych, które pomagają je kontrolować, ponieważ mogą one stać się problemem, gdy firma ich nie rozliczy.
Stałe koszty operacyjne firmy pozostają w stagnacji bez względu na to, jak długo jest ona otwarta i ile produkuje. Koszty te obejmują czynsz lub spłatę kredytu hipotecznego, ubezpieczenie, opłaty za zatrudnienie radcy prawnego i tak dalej. Są to regularne, powtarzające się wydatki, które nie podlegają wahaniom, z wyjątkiem ustaleń. Na przykład firma ubezpieczeniowa może podnieść cenę polisy po jej odnowieniu. Jednak z miesiąca na miesiąc składki pozostałyby takie same.
Natomiast zmienne koszty operacyjne podlegają wahaniom. Media, takie jak woda i elektryczność, są opomiarowane, aby zapewnić opłaty zależne od zużycia. Kiedy firmy zużywają więcej, płacą więcej, czasem znacznie więcej, jeśli przekraczają podstawowe szacunki dotyczące wykorzystania. Dostawy i płace pracowników również mogą być zmienne. Jeśli na przykład restauracja jest otwarta w porze kolacji siedem nocy w tygodniu, będzie potrzebować więcej jedzenia niż gdyby była zamknięta przez trzy z tych nocy. Podobnie, więcej pracowników byłoby potrzebnych w szczytowych okresach pracy i wydłużonych godzinach, a godziny można by skrócić w innym czasie, aby obniżyć koszty wynagrodzeń.
W ramach stałych i zmiennych kosztów operacyjnych przedsiębiorstwa mogą być w stanie traktować koszty w ramach różnych kategorii podatkowych. Niektóre z nich to wydatki bezpośrednio związane z usprawnieniem działalności, takie jak leasing sprzętu i konstrukcji, które mogą podlegać odliczeniu od podatku. Podobnie honoraria prawników i księgowych pasowałyby do ich własnej kategorii podatkowej, aby umożliwić firmie ich odliczenie. Jeśli koszt może być bezpośrednio powiązany z kosztem prowadzenia działalności, może kwalifikować się do specjalnego traktowania podatkowego.
Koszty stałe obejmują składki, czynsze, dzierżawy i opłaty, podczas gdy zmienne koszty operacyjne mogą obejmować czynności, takie jak nakłady inwestycyjne, płace i dostawy. Firmy, które muszą zaplanować wydatki zmienne, mogą korzystać z narzędzi, takich jak szacunki agencji użyteczności publicznej i sporządzanie wykresów z roku na rok. Te wykresy mogą dostarczyć przybliżonych informacji o tym, ile firma może wydać, biorąc pod uwagę doświadczenia z przeszłości. Na przykład lista płac pracowników w okresie świątecznym może być przewidywalna na podstawie wydatków z poprzedniego sezonu, z uwzględnieniem podwyżek.