Księga zapasowa to szczegółowy zapis prowadzony przez firmę w celu śledzenia ruchów zapasów. Może to dotyczyć spisu produktów lub wykazu udziałów i ich właścicieli. Zamierzone znaczenie jest zwykle jasne z kontekstu. W obu przypadkach rekord może być używany w zeznaniach podatkowych i innych sprawozdaniach finansowych, oprócz tworzenia przydatnych zasobów do wewnętrznego odniesienia, gdzie ludzie mogą chcieć uzyskać szczegółowe informacje na temat bieżących zapasów.
W sensie inwentarza księga zapasowa rejestruje przyjęte i sprzedane produkty. Po przybyciu przesyłek personel może wprowadzić ważne szczegóły, w tym liczbę produktów, wartość i datę przybycia. Księga może zawierać sekcję do odnotowania, kiedy materiały są wystawiane na sprzedaż. W momencie sprzedaży księgę magazynową można zaktualizować, aby odzwierciedlić nowe informacje. Rejestry te pomagają firmom śledzić ruch zapasów, dzięki czemu mogą podejmować decyzje o tym, co i kiedy kupić.
Częściej termin ten jest używany do omawiania akt akcjonariuszy. Firmy emitujące akcje muszą prowadzić księgę zawierającą aktualne informacje o własności. Jest to korzystne dla akcjonariuszy, którzy chcą mieć pewność, że są zarejestrowanymi właścicielami, zwłaszcza w przypadku dywidendy, w której spółka dokonuje wypłat na rzecz wszystkich osób wymienionych w księdze. Ponadto firmy mogą chcieć mieć możliwość śledzenia, kto jest właścicielem akcji, aby wykryć trendy, takie jak ktoś, kto próbuje wykupić pakiet kontrolny.
Spółki notowane na giełdzie podlegają wielu regulacjom mającym na celu ochronę akcjonariuszy i ogółu społeczeństwa. Należą do nich zapisy dotyczące ksiąg inwentarzowych. Firma może być zmuszona do przestrzegania określonego formatu i podania określonych informacji. Organy regulacyjne mogą poprosić o sprawdzenie dokumentacji, takiej jak księga zapasowa, w celu potwierdzenia, że jest ona dokładna i szukać problemów, takich jak konflikty lub nieaktualne informacje. Akcjonariusze muszą również otrzymać informacje o tym, jak zaktualizować swoją rejestrację, aby mogli poprosić spółkę o zmianę danych przy zakupie lub sprzedaży akcji.
Firmy zazwyczaj wyznaczają członka personelu lub dział do obsługi komunikacji z akcjonariuszami i administracji. Obejmuje to aktualizację księgi akcyjnej, śledzenie roszczeń związanych z zagubionymi i skradzionymi świadectwami oraz udostępnianie akcjonariuszom publikacji na żądanie. Osoby posiadające udziały w spółce mają prawo do przeglądania niektórych dokumentów finansowych, otrzymywania raportów rocznych i żądania informacji o tym, kto aktualnie rządzi i gdzie znajduje się firma. Wyznaczenie działu do świadczenia tych usług może pomóc w zapewnieniu zgodności z przepisami.