Zarządzanie księgą główną to proces, w którym firmy nadzorują ewidencjonowanie i raportowanie danych finansowych w swoich księgach rachunkowych. Aby firma zachowała integralność finansową, mogą istnieć różne rodzaje systemów zarządzania. Kilka różnych systemów zarządzania księgą główną może obejmować rachunkowość finansową, audyty wewnętrzne i zewnętrzne lub podział obowiązków. Za ustalenie tych wytycznych może odpowiadać właściciel, kadra kierownicza lub dyrektor finansowy firmy. Niewłaściwe zarządzanie księgą główną może skutkować słabą sprawozdawczością finansową firmy.
Standardowe praktyki rachunkowości finansowej należą do najczęstszych metod, jakie firma może stosować w zarządzaniu księgą główną. Praktyki te obejmują korzystanie z ksiąg, dzienników, kont finansowych i innych narzędzi księgowych. Księgowi są odpowiedzialni za nadzorowanie danych rejestrowanych w tych różnych narzędziach księgowych. W określonych porach miesiąca księgowi uzgadniają i weryfikują prawidłowość ksiąg rachunkowych, zarządzając księgą główną w sposób systematyczny. Przełożeni i inne osoby dokonują ostatecznego przeglądu tego procesu w firmie.
Audyty wewnętrzne i zewnętrzne to inne sposoby, w jakie firma może zaangażować się w zarządzanie księgą główną. Audyty wewnętrzne wymagają zaangażowania pracowników niezwiązanych z działem księgowości do przeglądu ksiąg rachunkowych. Dzięki temu wyższe kierownictwo firmy może zapewnić, że księgowi prawidłowo obsługują transakcje finansowe. Audyt zewnętrzny wymaga skorzystania z usług zewnętrznej firmy księgowej w celu sprawdzenia ksiąg rachunkowych firmy w celu upewnienia się, że przestrzega ona krajowych standardów rachunkowości. Ten proces zarządzania księgą jest przeznaczony dla zewnętrznych interesariuszy, co pozwala im zrozumieć, jak dobrze firma zarządza transakcjami finansowymi.
Aby właściwie zapewnić brak oszustw i defraudacji, firma często stosuje podział obowiązków. Ta praktyka księgowa ogranicza liczbę obowiązków księgowych, które jedna osoba może wykonywać w firmie. Zarządzanie księgą główną może obejmować wiele różnych działań, więc jedna osoba może próbować popełnić oszustwo, a następnie je ukryć. Na przykład zbieranie i liczenie gotówki, zapisywanie i księgowanie depozytów oraz wysyłanie pieniędzy do banku to typowe czynności związane z zarządzaniem gotówką. Jeden pracownik, który wykona wszystkie te czynności, może mieć możliwość zdefraudowania środków bez zauważenia.
Zarządzanie księgą główną to proces, który ewoluuje w czasie. W miarę jak firma rośnie i rozwija się, rozwija się również jej praktyka księgowa. Firmy będą musiały znaleźć nowe i skuteczne sposoby zarządzania codziennymi zadaniami księgowymi. Zatrudnianie pracowników i tworzenie podręczników księgowych to jedne z najczęstszych sposobów na osiągnięcie tego celu.