Księga inwentaryzacyjna to dokument lub zbiór dokumentów używanych przez firmę do śledzenia produktów na podstawie ilości i wartości. To często pozwala firmie ocenić, w jaki sposób materiały i towary trafiają do firmy, jak dobrze mogą się one wyprowadzać z powodu sprzedaży oraz ocenić wszelkie straty, które mogą wystąpić. Jednym z powszechnych typów księgi inwentarzowej jest księga wieczysta, podczas gdy niektóre firmy mogą preferować korzystanie z księgi okresowej. Te dwa popularne typy księgi inwentaryzacyjnej różnią się w zależności od częstotliwości aktualizacji każdego z nich.
Księga inwentarzowa może przybierać różne formy, choć tradycyjnie jest to księga wielostronicowa. Każda z tych stron ma układ, który zwykle zawiera wiele kolumn, które można wykorzystać do zapisania różnych informacji, takich jak ilość, wartość i opisy przedmiotów. Firma zwykle prowadzi księgę inwentaryzacyjną z osobnymi stronami dla określonych rodzajów pozycji, takich jak konta indywidualne. Nowoczesna technologia ułatwiła firmom prowadzenie takich ksiąg, a wiele firm używa oprogramowania komputerowego do prowadzenia cyfrowej ewidencji zapasów i towarów przeznaczonych do produkcji lub sprzedaży.
Jednym z najczęstszych rodzajów księgi inwentarzowej jest księga „wieczysta”, która jest na bieżąco aktualizowana. Firmy korzystające z tego rodzaju księgi zwykle posiadają zautomatyzowany system śledzący transfer produktów w związku ze sprzedażą lub przychodzącymi zamówieniami. Oznacza to, że gdy towary są sprzedawane, księga zapasów jest natychmiast aktualizowana w celu odzwierciedlenia tego przeniesienia, a nowe materiały przychodzące do firmy są dodawane do księgi. Chociaż takie metody nie są praktyczne w przypadku każdej firmy, mogą umożliwić firmie szybkie śledzenie zapasów i dostosowywanie zamówień na materiały w razie potrzeby.
Inną powszechną formą księgi inwentarzowej jest „okresowa” i jest ona regularnie aktualizowana, ale nie natychmiast po zmianach w inwentarzu. Zwykle wymaga to fizycznego zliczenia produktów i towarów w firmie, które jest następnie wykorzystywane do dostosowania wewnętrznych numerów pod kątem dostępnych materiałów. Takie inwentaryzacje są zwykle wykonywane według ustalonego harmonogramu, który może wahać się od rocznej pełnej inwentaryzacji do cotygodniowych ocen pozycji wysokiego ryzyka. Księga tego typu, używana do okresowych liczeń, jest zwykle aktualizowana rzadziej niż księga wieczysta, ale zmiany mogą być bardziej dramatyczne w zależności od tego, jak produkty się sprzedają lub jak przychodzą w miarę upływu czasu.