W przypadku firm, które oferują swoim pracownikom plan oszczędnościowy 401k na emeryturę, administrator 401k może odegrać kluczową rolę w powodzeniu samego planu. Podstawowe obowiązki administratora 401k obejmują edukację i wsparcie pracowników, planowanie budżetowania i zarządzanie funduszami. Osobą zajmującą się administrowaniem planem może być pracownik wewnętrzny, przedstawiciel dostawcy 401k lub osoba trzecia.
Administrator 401k to osoba bezpośrednio odpowiedzialna za edukację i wsparcie planowe dla wszystkich pracowników. Może to obejmować prowadzenie sesji szkoleniowych, które kładą nacisk na różne korzyści wynikające z planu oraz pomoc w tworzeniu i dystrybucji materiałów planu i formularzy zgłoszeniowych. Administrator 401k często staje się osobą punktową podczas otwartej rejestracji, gdy nowi pracownicy po raz pierwszy przystępują do planu lub gdy obecni członkowie planu mają potrzebę wprowadzenia zmian w swoich aktualnych szczegółach planu. Administrator jest również odpowiedzialny za informowanie o nowych uchwalonych przepisach i regulacjach, które mogą mieć wpływ na sposób obsługi planu.
Kosztami uruchomienia samego planu 401k może również zarządzać administrator 401k. Osoba pełniąca tę rolę będzie często miała bezpośredni wpływ na wiele kwestii wpływających na koszty operacyjne programu, w tym oferowane świadczenia programu, dostępność określonych środków w programie oraz przypisanie różnych kosztów programu pracownikowi, plan lub kombinację obu. Podczas gdy dodatkowe korzyści i niskie koszty pracownicze mogą dobrze działać w celu podniesienia poziomu uczestnictwa, zmniejszone świadczenia i zwiększone koszty pracownicze pomagają utrzymać koszty firmy na przystępnym poziomie.
Jeśli chodzi o zarządzanie funduszami, administrator 401k współpracuje bezpośrednio z dostawcą planu, aby ustalić, który z wielu dostępnych funduszy inwestycyjnych powinien być oferowany pracownikom. Odgrywa to główną rolę w przyczynianiu się do kosztów planu, a także służy jako czynnik determinujący poziom zadowolenia pracowników z oferty funduszy. Chociaż istnieje wiele funduszy inwestycyjnych do wyboru, które oferują stale wyższe zwroty niż inne, te same fundusze często wiążą się z wyższymi kosztami inwestycji. Administrator 401k musi również upewnić się, że zawiera różne opcje funduszy o niskim ryzyku i niskim zwrocie, głównie dla pracowników, którzy wolą bardziej ostrożnie inwestować swoje oszczędności.
Plan 401k może mieć od jednego do trzech administratorów planu. Średnie firmy często decydują się na utrzymanie tej roli wewnętrznie, oferując pracownikom bezpośredni dostęp do usług świadczonych przez administratora. Z drugiej strony, większe firmy często zwracają się do firm zewnętrznych o zapewnienie administratora planu, zmniejszając odpowiedzialność, jaką firma może ponosić w odniesieniu do sposobu zarządzania planem. Małe firmy zwykle polegają na usługach administracyjnych oferowanych przez dostawcę planu.