Η σύνταξη ενός σχεδίου διαχείρισης εργασιών περιλαμβάνει τον καθορισμό στόχων, την καταχώριση προτεραιοτήτων, τον προγραμματισμό και τη χάραξη εναλλακτικών σχεδίων για την αντιμετώπιση απρόβλεπτων δυσλειτουργιών. Κάθε τομέας του σχεδίου θα πρέπει να ορίζεται με σαφήνεια ώστε να παρέχει ένα σχέδιο για τις δραστηριότητες που θα τηρούν τις προθεσμίες και θα ολοκληρώνουν τις εργασίες που έχουν ανατεθεί. Ένα σχέδιο διαχείρισης εργασιών μπορεί να περιλαμβάνει τεκμηρίωση της προόδου σε κάθε βήμα ενός έργου για να αξιολογήσει εάν επιτυγχάνονται οι στόχοι. Θα πρέπει επίσης να καθορίζει τους πόρους που απαιτούνται και να επιτρέπει την αναφορά του αποτελέσματος.
Το πρώτο βήμα για τη σύνταξη ενός σχεδίου διαχείρισης εργασιών καθορίζει την εργασία που χρειάζεται προσοχή. Ορίζει επίσης χρονοδιαγράμματα για κάθε εργασία ανά ημέρα, εβδομάδα ή μήνα. Το μέρος καθορισμού στόχων του σχεδίου περιγράφει ποιες εργασίες πρέπει να επιτευχθούν σε κάθε χρονική περίοδο. Αυτός ο κατάλογος προσδοκιών μπορεί να περιλαμβάνει μια ενότητα σχετικά με ζητήματα που θα μπορούσαν να επηρεάσουν τις προθεσμίες και πώς μπορούν να αντιμετωπιστούν αυτά τα προβλήματα.
Ένας κατάλογος προτεραιοτήτων διατηρεί συνήθως ένα έργο οργανωμένο και δίνει στους υπαλλήλους έναν τρόπο να καθορίσουν εργασίες που χρειάζονται άμεση προσοχή. Οι επείγουσες εργασίες ορίζουν εργασίες που πρέπει να αντιμετωπιστούν άμεσα, όπως η αντιμετώπιση τηλεφωνικών κλήσεων και επισκεπτών που πέφτουν. Σημαντικές εργασίες μπορεί να περιλαμβάνουν τον προγραμματισμό μιας προσεχούς συνάντησης ή παρουσίασης που επηρεάζει την εταιρεία. Οι θέσεις εργασίας που θεωρούνται επείγουσες και σημαντικές ενδέχεται να προκύψουν σε μια κατάσταση κρίσης. Οι ασήμαντες εργασίες περιλαμβάνουν συνήθως επίσκεψη με συναδέλφους ή παρακολούθηση προσωπικών επιχειρήσεων ενώ βρίσκεστε στη δουλειά.
Ο προγραμματισμός κάθε εργασίας αντιπροσωπεύει ένα άλλο στοιχείο της σύνταξης ενός σχεδίου διαχείρισης εργασιών. Θα πρέπει να δημιουργηθούν χρονοδιαγράμματα για κάθε εργασία απαραίτητη για την ολοκλήρωση ολόκληρου του έργου. Αυτά τα χρονοδιαγράμματα πρέπει να είναι ρεαλιστικά και να λαμβάνουν υπόψη τους διαθέσιμους οικονομικούς και ανθρώπινους πόρους. Οι πόροι ενδέχεται να διαφέρουν ανάλογα με το έργο, εντός περιορισμών προϋπολογισμού. Ένα σχέδιο διαχείρισης εργασιών θα πρέπει να αναλύει τους πόρους που απαιτούνται και να καθορίζει εάν η εταιρεία είναι πρόθυμη να επενδύσει σε πόρους για να τηρήσει τις προθεσμίες.
Ενδεχομένως να σχεδιαστούν εφεδρικά σχέδια για την αντιμετώπιση απροσδόκητων ζητημάτων που προκύπτουν. Τα σχέδια διαχείρισης εργασιών θα πρέπει να προβλέπουν εναλλακτικές στρατηγικές για την αντιμετώπιση απρόβλεπτων γεγονότων. Αυτά τα εναλλακτικά σχέδια προετοιμάζουν τους υπαλλήλους να χειρίζονται γρήγορα τα ζητήματα χωρίς να χρειάζεται να επαναπροσδιορίσουν τους στόχους ή να θέσουν νέες προτεραιότητες.
Μόλις γραφτεί το σχέδιο διαχείρισης εργασιών, θα πρέπει να το μοιραστείτε με συναδέλφους που θα συνεργαστούν στο έργο. Εάν το σχέδιο απαιτεί ανάθεση θέσεων εργασίας σε διαφορετικούς συναδέλφους ή διαφορετικά τμήματα εντός του οργανισμού, αυτά τα ζητήματα μπορούν να διευκρινιστούν συζητώντας το σχέδιο. Αυτή η διαδικασία διασφαλίζει ότι όλοι εργάζονται από το ίδιο σχέδιο για την επίτευξη των στόχων.
Το τελευταίο βήμα στην προετοιμασία ενός σχεδίου διαχείρισης εργασιών περιλαμβάνει μια μέθοδο παρακολούθησης της προόδου, ειδικά σε μεγάλα έργα αναλυμένα σε δευτερεύουσες εργασίες. Παρακολουθώντας την πρόοδο, οι επόπτες ενδέχεται να εντοπίσουν τομείς που χρειάζονται περισσότερους πόρους για να διατηρήσουν τη δουλειά σε καλό δρόμο. Μπορεί επίσης να ανακαλύψουν αδύναμους τομείς ανά τμήμα ή υπάλληλο, όπου η δουλειά μπερδεύεται.
SmartAsset.