Ponieważ korzystanie z komunikacji elektronicznej stało się coraz powszechniejsze dla firm każdej wielkości, pojawiła się potrzeba tworzenia i obsadzenia działów IT w każdej firmie, która wykorzystuje telefony i urządzenia internetowe do prowadzenia działalności. Oto kilka podstawowych informacji o dziale IT oraz o tym, jak może on funkcjonować zarówno jako kreatywna, jak i praktyczna część każdej działalności biznesowej.
Technologia informacyjna polega na dopuszczeniu najbardziej efektywnych i kompetentnych form komunikacji elektronicznej. Komunikacja ta może mieć formę telefonii, na przykład połączeń telefonicznych typu „z jednego punktu” lub połączeń konferencyjnych audio. Mogą być również udostępniane jako wideokonferencje i konferencje internetowe, komunikacja wewnętrzna, taka jak wspólne dyski sieciowe lub dostęp do serwera, oraz urządzenia zewnętrzne, takie jak poczta elektroniczna wysyłana przez bezpieczny serwer. Oczywiście w organizacji musi być ktoś, kto rozumie, jak działają te formy komunikacji i może zapewnić, że będą one zawsze działały prawidłowo. Tutaj w grę wchodzi koncepcja działu IT.
Zasadniczo dział IT to zbiór osób, które są ekspertami w zakresie wszelkiego rodzaju komunikacji elektronicznej. Oprócz zrozumienia, jakie formy komunikacji elektronicznej, wizualnej i dźwiękowej są dostępne, dział IT będzie mógł ocenić dostępne usługi i określić, które usługi i dostawcy mogą zapewnić najlepszy sprzęt i wsparcie serwisowe dla firmy. Oprócz określania, jakiego sprzętu należy używać i z jakimi dostawcami współpracować, dział IT będzie również nadzorował codzienną pracę wszystkich urządzeń komunikacji elektronicznej w firmie.
Nadzór nad całym sprzętem obejmowałby konfigurowanie dostępu do sieci, konfigurowanie i wprowadzanie zmian do istniejących stacji roboczych oraz przypisywanie praw dostępu na różnych poziomach kluczowym pracownikom w firmie. Kompetentny technik IT zapewniłby również wykonalną kopię zapasową odzyskiwania po awarii na wypadek awarii jakiejś części sieci. Najlepsze zespoły działów IT rozumieją znaczenie nadmiarowości sieci dla dalszego zdrowego funkcjonowania firmy.
W wielu firmach ostateczna decyzja dotycząca wyboru dostawców usług telekonferencji, hostingu stron internetowych, wyboru serwerów podstawowych i zapasowych, a nawet wyboru lokalnego i międzymiastowego dostawcy usług telefonicznych będzie spoczywać na dziale IT. Aby upewnić się, że firma ma najlepsze zasoby komunikacyjne, na jakie może sobie pozwolić, dział IT to znacznie więcej niż tylko grupa ludzi, którzy pojawiają się, gdy Twój komputer się zawiesza. Dział IT odgrywa cenną rolę w zwiększeniu produktywności wszystkich innych działów i osiągania sukcesów w ich przedsięwzięciach.