Η ροή εργασίας είναι μια ακολουθία βημάτων που εκτελούνται από ένα ή περισσότερα άτομα που έχουν επινοηθεί για να κάνουν τη διαδικασία να εκτελείται όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικά και εύκολα. Το καλύτερο λογισμικό ροής εργασίας μπορεί να είναι ένα από δύο διαφορετικά πράγματα. Πρώτα απ ‘όλα, το λογισμικό ροής εργασίας μπορεί να είναι ένα λογισμικό που είναι ανώτερο βοηθώντας στο σχεδιασμό, την παρακολούθηση και τη βελτίωση της ροής εργασίας ενός οργανισμού. Εναλλακτικά, μπορεί να είναι το πρόγραμμα ή το πακέτο λογισμικού που έχει σχεδιαστεί με τόσο καλή διαλειτουργικότητα που, με τον προσεκτικό σχεδιασμό του, καθιστά τη ροή εργασίας απρόσκοπτη και βελτιωμένη. Η επιλογή του καλύτερου λογισμικού ροής εργασίας των δύο διαφορετικών τύπων απαιτεί διαφορετικές προσεγγίσεις.
Ο πρώτος τύπος λογισμικού ροής εργασίας μπορεί επίσης να είναι λογισμικό Business Process Management (BPM) ή λογισμικό Project Management Software (PMS). Αυτά τα πακέτα λογισμικού είναι ευρεία και η ροή εργασιών είναι μόνο ένα μέρος σε αυτό που εστιάζουν. Επομένως, για να επιλέξετε την καλύτερη, θα πρέπει να εξερευνήσετε για να μάθετε ποια παρέχει στη ροή εργασίας τη θεραπεία που χρειάζεστε. Τα χαρακτηριστικά που πρέπει να λάβετε υπόψη περιλαμβάνουν τη χρηστικότητα για τους σκοπούς σας, είτε πρόκειται για ιδιόκτητο είτε για ανοιχτό κώδικα, το σχέδιο και το κόστος. Πιθανότατα αξίζει να ελέγξετε τις δυνατότητες πέρα από τη ροή εργασίας για να δείτε αν μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε άλλες πτυχές της επιχείρησής σας.
Ο δεύτερος τύπος λογισμικού ροής εργασίας είναι είτε ένα αυτόνομο πρόγραμμα που έχει ως στόχο τη διαλειτουργικότητα είτε μια σουίτα που είναι καλά σχεδιασμένη και κάνει ό, τι χρειάζεστε. Ένα παράδειγμα του πρώτου θα ήταν αρχιτεκτονικό λογισμικό που μπορεί να εισάγει κάθε πιθανό τύπο αρχείου που μπορεί να χρειαστείτε και να εξάγει κάθε τύπο αρχείου που μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε στην εταιρεία σας ή να το μοιραστείτε με πελάτες. Ένα προϊόν λογισμικού με λιγότερες επιλογές εισαγωγής και εξαγωγής θα περιπλέξει τη ροή εργασίας απαιτώντας τη μετατροπή της εργασίας σε άλλο πρόγραμμα, σάρωση ή εισαγωγή εκ νέου προκειμένου να διατηρηθεί η ροή εργασίας.
Ένα παράδειγμα μιας σουίτας λογισμικού που θα παρέχει την καλύτερη ροή εργασίας θα μπορούσε να είναι ένα ολοκληρωμένο λογισμικό γραφής και επεξεργασίας με αντίστοιχο λογισμικό διάταξης. Ένα καλά σχεδιασμένο δίδυμο θα έκανε το ρέον και ανανεωμένο αντίγραφο εύκολο. Θα διευκολύνει επίσης την προσαρμογή της διάταξης και την εμφάνιση των αλλαγών που προκύπτουν χωρίς να χάσουν τα προηγούμενα σχέδια, καθώς και την εύκολη επεξεργασία του υλικού που ταιριάζει. Η επιλογή αυτού του τύπου λογισμικού απαιτεί προγραμματισμό για τις ανάγκες ολόκληρης της ροής εργασίας και εξέταση όλων μαζί.
SmartAsset.