Υπάρχουν αρκετές διαφορετικές μέθοδοι διαχείρισης χρόνου που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την αύξηση της παραγωγικότητας. Μερικές από τις πιο δημοφιλείς είναι οι μέθοδοι timeboxing, Pareto analysis και POSEC. Κάθε μία από αυτές τις μεθόδους επικεντρώνεται στη δημιουργία συνηθειών που ενθαρρύνουν την καλύτερη χρήση του χρόνου.
Το Timeboxing είναι μία από τις πιο κοινές μεθόδους διαχείρισης χρόνου. Περιλαμβάνει τη διαίρεση μεγάλων εργασιών σε μικρότερες, πιο διαχειρίσιμες μερίδες, τηρώντας αυστηρά ένα συγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα. Το άτομο πρέπει πρώτα να αποφασίσει για ένα σύνολο εργασιών και να καθορίσει τον κατά προσέγγιση χρόνο που θα χρειαστεί για να ολοκληρώσει το καθένα. Στη συνέχεια, ορίζεται ένα χρονόμετρο για την κατάλληλη χρονική περίοδο στην αρχή κάθε εργασίας. Στο τέλος του καθορισμένου χρόνου, το άτομο πρέπει να σταματήσει, είτε έχει ολοκληρωθεί η εργασία, είτε να ξεκουραστεί ή να ασχοληθεί με κάποια άλλη ευχάριστη δραστηριότητα.
Με τη μέθοδο timeboxing time, κάθε μία από τις εργασίες που πρέπει να γίνουν προσεγγίζεται μία κάθε φορά στις καθορισμένες χρονικές περιόδους. Εάν απομένουν εργασίες μετά από έναν κύκλο σε όλες τις εργασίες, η ίδια διαδικασία ξεκινά ξανά. Αυτό τείνει να είναι μία από τις πιο ανταποδοτικές μεθόδους διαχείρισης του χρόνου, επειδή περιόδους ανάπαυσης ή κάποια άλλη ανταμοιβή ενσωματώνονται στη δομή, αυξάνοντας έτσι τα κίνητρα.
Η ανάλυση Pareto αναφέρεται επίσης ως κανόνας 80:20. Επινοήθηκε από έναν οικονομολόγο που πρότεινε ότι το 20 % των αιτιών δημιουργεί το 80 % των προβλημάτων. Τα πρώτα βήματα της μεθόδου περιλαμβάνουν την απαρίθμηση προβλημάτων, την εύρεση των ριζών αυτών των προβλημάτων και στη συνέχεια την ομαδοποίησή τους κατά αιτία. Στη συνέχεια, οι ομάδες βαθμολογούνται κατά επίπεδο σπουδαιότητας. Η μέθοδος βασίζεται στην πεποίθηση ότι η ομάδα προβλημάτων με το υψηλότερο επίπεδο σπουδαιότητας θα είναι επίσης τυπικά ένα από τα μικρότερα, ή περίπου 20 τοις εκατό του φόρτου εργασίας.
Το POSEC σημαίνει προτεραιότητα με οργάνωση, εξορθολογισμό, οικονομία και συνεισφορά. Αυτή είναι μια από τις πιο προσωπικές μεθόδους διαχείρισης χρόνου. Λειτουργεί με την πεποίθηση ότι τα πράγματα που επηρεάζουν την ατομική ασφάλεια, όπως τα χρήματα και τα προσωπικά ζητήματα, πρέπει να αντιμετωπίζονται πριν από άλλες εργασίες.
Το πρώτο βήμα της POSEC είναι να εντοπίσει τους στόχους και να τους δώσει προτεραιότητα από τους πιο σημαντικούς. Το επόμενο βήμα είναι να οργανώσει το άτομο ένα πρόγραμμα που διασφαλίζει την επίτευξη των καθημερινών προσωπικών στόχων. Στη συνέχεια, το άτομο πρέπει να εξορθολογήσει τις πιο δυσάρεστες εργασίες, όπως η εκτέλεση εργασιών, έτσι ώστε να χρειάζονται όσο το δυνατόν λιγότερο χρόνο. Το τέταρτο βήμα είναι να εξοικονομήσετε τις λιγότερο επείγουσες ασχολίες, όπως να ψωνίσετε ρούχα ή να γευματίσετε με φίλους. Τέλος, το άτομο θα ολοκληρώσει το χρονοδιάγραμμά του συμβάλλοντας στην κοινωνία μέσω άλλων σημαντικών αν όχι ζωτικών υποχρεώσεων.
SmartAsset.