Οι απαιτήσεις διατήρησης μητρώου μισθοδοσίας ποικίλλουν σημαντικά από τη μια δικαιοδοσία στην άλλη, επομένως οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων θα πρέπει να εξοικειωθούν με τους νόμους στην περιοχή τους. Ορισμένα από τα έγγραφα που μπορεί να χρειαστεί να διατηρηθούν αφορούν φόρους μισθοδοσίας, παροχές υπαλλήλων και αρχεία του αριθμού των ωρών εργασίας. Θα πρέπει επίσης να εξετάσουν την τήρηση ψηφιακών και χάρτινων αντιγράφων μητρώων μισθοδοσίας. Εάν είναι δυνατόν, τα έγγραφα εγγράφου πρέπει να αποθηκεύονται σε πυρίμαχο περίβλημα για να μην καταστραφούν.
Είναι καλή ιδέα να μάθετε πόσο καιρό μπορεί να χρειαστεί να τηρούνται αρχεία μισθοδοσίας. Αυτό μπορεί να διαφέρει από τη μια χώρα στην άλλη και συνήθως διέπεται από τις τοπικές υπηρεσίες εσόδων. Κατά κανόνα, τα περισσότερα αρχεία πρέπει να διατηρούνται οπουδήποτε από τέσσερα έως δέκα χρόνια μετά την πραγματοποίηση των συναλλαγών.
Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων θα πρέπει επίσης να καθορίσουν ποια συγκεκριμένα αρχεία μισθοδοσίας πρέπει να τηρούνται. Ορισμένα σημαντικά μπορούν να περιλαμβάνουν έγγραφα που αποδεικνύουν ότι ορισμένοι φόροι παρακρατήθηκαν από τους μισθούς των εργαζομένων. Ένα άτομο μπορεί επίσης να χρειαστεί να κρατήσει αρχεία που δείχνουν πόσο αμείβονταν και τον αριθμό των ωρών εργασίας. Αυτή η πρακτική διατήρησης ρεκόρ μισθοδοσίας μπορεί να βοηθήσει να αποδειχθεί ότι τα μέλη του προσωπικού πληρώθηκαν τουλάχιστον με τον τοπικό κατώτατο μισθό, εάν υπάρχει. Μπορεί επίσης να συμβάλει στη διαμόρφωση της συμμόρφωσης με τη νομοθεσία για την παιδική εργασία, εάν υπάρχει.
Άλλες επιλογές διατήρησης ρεκόρ μισθοδοσίας θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν μισθούς υπερωριών, παροχές εργαζομένων, αποδοχές διακοπών ή αμοιβή ασθενείας. Εάν η επιχείρηση συνεισφέρει σε συνταξιοδοτικό ταμείο ή πληρώσει μέρος των ασφαλίστρων των εργαζομένων της, θα πρέπει επίσης να αποθηκευτεί η τεκμηρίωση αυτού. Εάν οι εργαζόμενοι αμείβονται με προμήθεια, ένας επόπτης μπορεί να χρειαστεί να διατηρήσει επίσης τις εκθέσεις πωλήσεων της εταιρείας.
Θα πρέπει να τηρούνται τόσο τα ψηφιακά όσο και τα έντυπα αντίγραφα των αρχείων. Αυτό συμβαίνει έτσι ώστε να υπάρχει ένα εφεδρικό αρχείο σε περίπτωση που καταστραφεί ένα σύνολο εγγραφών. Οι ψηφιακές εγγραφές θα πρέπει να διατηρούνται σε αφαιρούμενες συσκευές αποθήκευσης, όπως εφεδρικό σκληρό δίσκο, δίσκο ή μονάδα flash, εκτός από την ύπαρξή τους σε σκληρό δίσκο υπολογιστή. Τα αντίγραφα χαρτιού πρέπει να κλειδώνονται σε ένα πυρίμαχο ντουλάπι που βρίσκεται σε μια περιοχή που δεν είναι επιρρεπής σε πλημμύρες, καθώς αυτό μπορεί να διασφαλίσει την ασφάλεια αυτών των εγγράφων.
Η διατήρηση αρχείων μισθοδοσίας μπορεί να είναι σημαντικό μέρος της τακτικής λειτουργίας κάθε επιχείρησης. Αυτό είναι συνήθως εύκολο αν η εργασία συνεχίζεται σε τακτική βάση. Η αποθήκευση εγγράφων με τακτικό τρόπο και για το απαιτούμενο χρονικό διάστημα μπορεί να εξοικονομήσει έναν διευθυντή από μεγάλο πόνο σε περίπτωση ελέγχου ή πώλησης της επιχείρησης.
SmartAsset.