Η ηλεκτρονική ανταλλαγή δεδομένων (EDI) είναι η διαδικασία χρήσης υπολογιστών για την ανταλλαγή επιχειρηματικών εγγράφων μεταξύ εταιρειών. Προηγουμένως, οι συσκευές φαξ ή η παραδοσιακή αλληλογραφία χρησιμοποιούνταν για την ανταλλαγή εγγράφων. Η αλληλογραφία και η αποστολή φαξ εξακολουθούν να χρησιμοποιούνται στις επιχειρήσεις, αλλά το EDI είναι ένας πολύ πιο γρήγορος τρόπος για να κάνετε το ίδιο πράγμα.
Το EDI χρησιμοποιείται από τεράστιο αριθμό επιχειρήσεων. Πάνω από 100,000 επιχειρήσεις αντικατέστησαν τις πιο παραδοσιακές μεθόδους με EDI. Αυτό το νέο σύστημα έχει πολλά οφέλη. το κόστος είναι ένα από αυτά. Η ανταλλαγή υπολογιστή με υπολογιστή είναι πολύ λιγότερο δαπανηρή από τις παραδοσιακές μεθόδους ανταλλαγής εγγράφων. Η επεξεργασία μιας παραγγελίας που βασίζεται σε χαρτί μπορεί να κοστίσει έως και 70 δολάρια ΗΠΑ (USD), ενώ η χρήση EDI κοστίζει 1 USD ή λιγότερο.
Καθώς ένας υπολογιστής επεξεργάζεται τα έγγραφα στο EDI, υπάρχει επίσης μικρότερη πιθανότητα ανθρώπινου λάθους. Η ταχύτητα είναι ένα άλλο πλεονέκτημα. Μια χάρτινη παραγγελία αγοράς μπορεί να διαρκέσει δέκα ημέρες έως δύο εβδομάδες από τη στιγμή που ο αγοραστής το ζητήσει έως τη στιγμή που ο αποστολέας την αποστείλει. Τώρα, η ίδια παραγγελία μπορεί να υποβληθεί σε επεξεργασία σε λιγότερο από μία ημέρα.
Αυτοί οι ταχύτεροι χρόνοι συναλλαγών συμβάλλουν στη διατήρηση αποτελεσματικών επιπέδων αποθέματος. Συμβάλλουν επίσης σε καλύτερη χρήση του χώρου αποθήκης και λιγότερα προβλήματα εκτός αποθέματος. Αυτό με τη σειρά του οδηγεί σε μείωση του κόστους μεταφοράς, καθώς δεν πρέπει να υπάρχει ανάγκη για επείγουσες χρεώσεις παράδοσης τελευταίας στιγμής.
Υπάρχουν μερικά μειονεκτήματα στη διαδικασία. Το EDI μπορεί να λειτουργήσει μόνο εάν όλοι με τους οποίους ασχολείται η εταιρεία χρησιμοποιούν την ίδια μέθοδο. Εάν η μετάβαση δεν έχει πραγματοποιηθεί σε ορισμένες επιχειρήσεις, άλλες εταιρείες που ασχολούνται με αυτές μπορεί να χρειαστεί να χρησιμοποιήσουν EDI καθώς και τις πιο παραδοσιακές μεθόδους. Αυτό μπορεί να είναι δαπανηρό και χρονοβόρο. Μπορεί να περιλαμβάνει ένα μέλος του προσωπικού που διατηρεί τη διαδικασία αποστολής, ενώ ένας άλλος εργαζόμενος στέλνει έγγραφα ηλεκτρονικά.
Η διαδικασία χρήσης του EDI για αγορά είναι πολύ απλή. Μόλις γραφτεί μια εντολή αγοράς, το έγγραφο μεταφράζεται σε συγκεκριμένη μορφή και υποβάλλεται στον προμηθευτή μέσω Διαδικτύου. Πρέπει να διασφαλιστεί ότι το έγγραφο που χρησιμοποιείται και από τα δύο μέρη έχει ακριβώς την ίδια μορφή.
Η ασφάλεια είναι ένα σημαντικό ζήτημα για τις εταιρείες που χρησιμοποιούν EDI. Η ασφάλεια των δεδομένων ελέγχεται καθ ‘όλη τη διάρκεια της διαδικασίας χρησιμοποιώντας κωδικούς πρόσβασης, κρυπτογράφηση και αναγνώριση χρήστη. Το EDI διαθέτει λογισμικό που ελέγχει και επεξεργάζεται τα έγγραφα για ακρίβεια.
Βασικά, το μόνο που χρειάζεται για να εκτελεστεί αυτή η μέθοδος ανταλλαγής εγγράφων είναι ένας υπολογιστής και η πρόσβαση στο Διαδίκτυο. Υπάρχουν πολλές εταιρείες που παρέχουν πακέτα εφαρμογών λογισμικού EDI χωρίς προβλήματα. Αυτά έχουν το δικό τους λογισμικό κρυπτογράφησης και η διαδικασία εγκατάστασης μπορεί να ολοκληρωθεί σε λίγα λεπτά. Από μια μικρή αρχική δαπάνη, οι εταιρείες μπορούν να χρησιμοποιήσουν το EDI για να βελτιώσουν την αποδοτικότητα εξοικονομώντας χρόνο, χρήμα και εργασία.
SmartAsset.