Οι μεγάλοι οργανισμοί συνήθως χρησιμοποιούν την ομάδα προσωπικού ως έναν τρόπο για να καθορίσουν τους διαφορετικούς τύπους εργαζομένων. Η ανάπτυξη αυτού του όρου σχετίζεται στενά με την υιοθέτηση συστημάτων πληροφοριών ανθρώπινων πόρων (HRIS), τα οποία έχουν φέρει επανάσταση στις επιχειρηματικές διαδικασίες ανθρώπινου δυναμικού σε ένα ευρύ φάσμα εταιρειών. Μια ομάδα προσωπικού χρησιμοποιείται για την κάλυψη τριών αναγκών οδήγησης: δημιουργία μιας μεθόδου αναγνώρισης υπαλλήλων που έχουν συγκεκριμένες κοινές λειτουργίες, δυνατότητα ευκολότερης συντήρησης και δοκιμών και παρακολούθηση της δραστηριότητας ανά ομάδα.
Όταν ορίζετε μια ομάδα προσωπικού, ο ευκολότερος τρόπος για να γίνει αυτό είναι να αναθεωρήσετε την οργανωτική δομή σε υψηλό επίπεδο. Οι συνδικαλιστικές ομάδες είναι ένα εύκολο μέρος για να ξεκινήσετε, καθώς σε μια ομάδα συνδικάτων, όλοι οι εργαζόμενοι θα έχουν συγκεκριμένες κοινές συνθήκες απασχόλησης. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει δικαιώματα διακοπών, κανόνες υπολογισμού υπερωριών, συνδικαλιστικές εισφορές και απαιτήσεις αρχαιότητας.
Η ονοματολογία που χρησιμοποιείται για τον ορισμό μιας ομάδας προσωπικού ποικίλλει και ανάλογα με το λογισμικό HR που υπάρχει, ενδέχεται να υπάρχουν περιορισμοί στον αριθμό των χαρακτήρων. Συνήθως, οι περισσότεροι οργανισμοί χρησιμοποιούν το αρκτικόλεξο για την ένωση ή την περιγραφή της κύριας θέσης για τον προσδιορισμό των ομάδων προσωπικού. Παρόλο που μπορεί να χρησιμοποιηθεί μια σειρά αριθμών, μπορεί γρήγορα να γίνει πολύ περίπλοκη για το προσωπικό ανθρώπινου δυναμικού, τους αρχιτέκτονες δεδομένων και άλλους ανθρώπους που πρέπει να χειριστούν τα δεδομένα.
Μόλις ανατεθεί στις συνδικαλιστικές ομάδες μια μοναδική ομάδα προσωπικού, το επόμενο στάδιο είναι να οριστούν ομάδες για τους υπόλοιπους υπαλλήλους. Υπάρχουν διαφορετικές μεθοδολογίες που χρησιμοποιούνται για το σκοπό αυτό, ανάλογα με την πολυπλοκότητα του οργανισμού. Κοιτάξτε τις διαφορετικές θέσεις ή τις περιγραφές θέσεων εργασίας και εντοπίστε κοινά σημεία που καλύπτουν πολλούς υπαλλήλους. Αυτά τα κοινά στοιχεία θα πρέπει να είναι στοιχεία για τα οποία θα χρειαστεί η εταιρεία για να μπορεί να δημιουργεί μοναδικές αναφορές. Τα στελέχη του αντιπροέδρου και του ανώτερου επιπέδου συχνά ομαδοποιούνται σε μία ομάδα προσωπικού.
Αποφύγετε τη δημιουργία ομάδας προσωπικού κατά τοποθεσία ή παρόμοια δομή αναφοράς. Αυτά τα κοινά σημεία έχουν ήδη εντοπιστεί μέσω της ταχυδρομικής διεύθυνσης, των δεικτών τοποθεσίας και των αριθμών εργασίας ή τίτλου. Αντίθετα, κοιτάξτε ένα επίπεδο ψηλότερα, εστιάζοντας σε παρόμοια επιλεξιμότητα προγράμματος παροχών ή εργασίες εργασίας.
Οι ομάδες προσωπικού θα πρέπει να οργανωθούν σε μια δομή που να μιμείται την πραγματική οργανωτική δομή όσο το δυνατόν περισσότερο. Θα πρέπει να υπάρχουν οι επιλογές που επιτρέπουν την εκτέλεση αναφορών για διαφορετικούς κλάδους της οργανωτικής δομής, συγκεντρώνοντας πολλές ομάδες προσωπικού, όπως απαιτείται. Οι συνοπτικές αναφορές συνήθως προγραμματίζονται να χρησιμοποιούν μια δομή ιεραρχίας για την κάλυψη αυτών των αναγκών και μπορούν να ενσωματωθούν σε οθόνες επιλογής αναφορών.
Είναι σημαντικό να προσδιορίζονται σωστά οι ομάδες προσωπικού, καθώς τυχόν αλλαγές στα κοινά στοιχεία της ομάδας μπορούν να αλλάξουν μία φορά και να εφαρμοστούν σε όλους τους υπαλλήλους αυτής της ομάδας. Για παράδειγμα, εάν όλο το συνδικαλιστικό προσωπικό είναι επιλέξιμο για ετήσια αύξηση μισθού, τότε αυτή η αλλαγή μπορεί να εφαρμοστεί στη συγκεκριμένη ομάδα προσωπικού. Αυτό απλοποιεί σημαντικά τις απαιτήσεις προγραμματισμού, δοκιμών και επικοινωνίας.
SmartAsset.