Ένα αίτημα πρότασης είναι μια γραπτή πρόσκληση από μια κερδοσκοπική ή μη κερδοσκοπική εταιρεία ή μια κυβέρνηση προς παρόχους υπηρεσιών και εργολάβους που τους ειδοποιεί ότι ένας αγοραστής διασκεδάζει προσφορές για επιχειρήσεις. Είναι ένα επίσημο έγγραφο, που περιγράφει συγκεκριμένες απαιτήσεις για ένα έργο ή υπηρεσία και διατίθεται στους πιθανούς συμμετέχοντες στην προσπάθεια. Ένα αίτημα για πρόταση (RFP), όπως είναι επίσης γνωστό, προσελκύει ενδιαφερόμενους που πληρούν ορισμένα κριτήρια αξιολόγησης για να υποβάλουν αίτηση για τη συγκεκριμένη θέση εργασίας.
Οι επιχειρήσεις ή μια κυβέρνηση ενδέχεται να υποβάλουν αίτημα πρότασης για διάφορους λόγους. Ένα RFP μπορεί να εκδοθεί από έναν διαχειριστή συνταξιοδοτικών ταμείων που αποφασίζει ποιον επενδυτικό σύμβουλο θα προσλάβει για τη διαχείριση ενός χαρτοφυλακίου. Μια εταιρεία μπορεί να εκδώσει ένα RFP όταν ψάχνει για μια εταιρεία συμβούλων για να την συμβουλεύσει μέσω μιας σημαντικής εταιρικής εκδήλωσης, όπως η ενοποίηση. Μια κυβέρνηση μπορεί να εκδώσει RFP για ορισμένα έργα, όπως όταν δέχεται προσφορές από ανεξάρτητους αεροδιαστημικούς και αμυντικούς εργολάβους για εντολές.
Το RFP θα πρέπει να παραμείνει πολύ συγκεκριμένο, έτσι ώστε να ισχύουν μόνο τα πιστοποιημένα μέρη και η φόρμα είναι συνήθως πολλαπλών σελίδων. Η σαφήνεια στο αίτημα της πρότασης είναι ουσιαστική, έτσι ώστε οι στόχοι για μια εργασία να μεταφέρονται με σαφήνεια και οι προσδοκίες να ικανοποιούνται. Εάν ορισμένες πτυχές του εγγράφου παραμένουν ασαφείς, ο προμηθευτής έχει το δικαίωμα να ζητήσει πρόσθετες πληροφορίες. Ένα αίτημα πρότασης είναι μια ευκαιρία για αγοραστές και προμηθευτές να εξοικειωθούν μεταξύ τους και να διασφαλίσουν από την αρχή ότι και τα δύο μέρη τηρούν τα ίδια κριτήρια και προθεσμίες.
Συχνά υπάρχουν πολλές φάσεις και επίπεδα γραφειοκρατίας που συνδέονται με την ιδιαίτερα ανταγωνιστική διαδικασία υποβολής αιτήσεων. Το πρώτο από αυτά τα βήματα είναι η προ-πρόσκληση, όπου ο αριθμός των συμμετεχόντων είναι εξορθολογισμένος. Μετά την προεξέταση, ξεκινά η διαδικασία αξιολόγησης και ανατίθενται πολλές επιτροπές που θα εξετάσουν τον κατάλογο των προμηθευτών. Η τιμή είναι σημαντική στη διαδικασία αξιολόγησης, αν και δεν είναι τα μόνα κριτήρια που χρησιμοποιούνται. Ένας αγοραστής πρέπει να βρει έναν προμηθευτή που δεν ταιριάζει μόνο στον προϋπολογισμό, αλλά που συμπληρώνει τις στρατηγικές και τους στόχους του αγοραστή.
Στην τελική φάση, μια επιστολή προθέσεων και μια επιστολή απονομής αποδίδονται στον νικητή και οι επιστολές απόρριψης διανέμονται στους άλλους αιτούντες. Μια σύμβαση ανατίθεται σε έναν προμηθευτή που πληροί περισσότερο τον προϋπολογισμό και τα κριτήρια των αγοραστών. Ο εκδότης αιτήματος πρότασης θα πρέπει να εφαρμόσει ημερομηνίες και προθεσμίες ορόσημων που σχετίζονται με κάθε φάση του έργου.
SmartAsset.