Ο έλεγχος των αποθεμάτων είναι η διαχείριση των αποθεμάτων σε διάφορα στάδια της παραγωγικής διαδικασίας, από πρώτες ύλες έως τελικά προϊόντα. Ο καλός έλεγχος θα μειώσει το κόστος ενώ ικανοποιεί τους πελάτες, ενώ οι κακοί έλεγχοι μπορούν να οδηγήσουν σε υπερβάσεις κόστους και παράπονα πελατών. Πολλές εταιρείες χρησιμοποιούν λογισμικό ελέγχου αποθεμάτων για να απλοποιήσουν τη διαδικασία και να την κάνουν πιο αποτελεσματική. Το προσωπικό στο έδαφος είναι ακόμα απαραίτητο για να επαληθεύσει με μη αυτόματο τρόπο τον αριθμό των αποθεμάτων, να πραγματοποιήσει επιθεωρήσεις και να αντιμετωπίσει τα προβλήματα που προκύπτουν.
Μια πτυχή του ελέγχου των αποθεμάτων περιλαμβάνει την παραγγελία μετοχών. Για τους κατασκευαστές, αυτό περιλαμβάνει μια ποικιλία πρώτων υλών, ενώ οι χονδρέμποροι και οι λιανοπωλητές πρέπει να παραγγείλουν τελικά προϊόντα. Ο στόχος είναι να διατηρηθεί αρκετό απόθεμα για να συμπληρώσει τις παραγγελίες, χωρίς υπερβολή. Η αποθήκευση αποθεμάτων είναι ακριβή και μπορεί να γίνει πολύ δαπανηρή όταν αποθηκεύονται μεγάλοι όγκοι υλικού. Υπάρχει επίσης ο κίνδυνος λήξης ή παρωχίας των αποθεμάτων προτού μετακινηθούν εάν η εταιρεία παραγγείλει πάρα πολύ.
Η διαχείριση των αποθεμάτων μέσω τεχνικών όπως η εναλλαγή των αποθεμάτων είναι επίσης μέρος του ελέγχου των αποθεμάτων. Οι εταιρείες συνήθως χρησιμοποιούν πρώτα τα παλαιότερα αντικείμενα για να διατηρήσουν όλο το απόθεμα όσο το δυνατόν πιο καινούργιο. Η εταιρεία μπορεί να χρειαστεί να παράσχει έλεγχο του κλίματος και άλλα μέτρα για την προστασία των αποθεμάτων έως ότου αποχωρήσει από την τοποθεσία, και όλα αυτά αποτελούν μέρος του συστήματος ελέγχου. Για τις εταιρείες που χειρίζονται ζωντανούς οργανισμούς, η φροντίδα των αποθεμάτων θα περιλαμβάνει επίσης την παροχή τροφής και νερού και τον έλεγχο της υγείας. Άλλα αποθέματα όπως επικίνδυνα χημικά ή πυρομαχικά μπορεί να χρειαστεί να εξασφαλιστούν για λόγους ασφαλείας.
Καθώς το απόθεμα αποχωρεί, τα συστήματα ελέγχου αποθέματος το παρακολουθούν και συγκεντρώνουν πληροφορίες που μπορεί να είναι χρήσιμες αργότερα. Οι εταιρείες μπορούν να καθορίσουν γρήγορα ποια αντικείμενα κινούνται πιο γρήγορα και θα χρησιμοποιήσουν αυτές τις πληροφορίες για να αποφασίσουν πόσο θα παραγγείλουν στο μέλλον. Αυτές οι πληροφορίες τροφοδοτούν επίσης αναφορές πωλήσεων και προβλέψεις, καθώς η κίνηση των αποθεμάτων παρέχει σημαντικές πληροφορίες για το τι πουλά η εταιρεία. Μπορεί επίσης να είναι χρήσιμο για την κατάθεση φόρων και άλλων οικονομικών καταστάσεων, όταν τα διαθέσιμα αποθέματα πρέπει να δηλώνονται μαζί με άλλα περιουσιακά στοιχεία και υποχρεώσεις.
Ο ακριβής έλεγχος των αποθεμάτων απαιτεί να γνωρίζουμε τι υπάρχει στην πραγματικότητα. Εκτός από την ηλεκτρονική παρακολούθηση των αποθεμάτων, οι εταιρείες μπορούν επίσης να πραγματοποιούν περιοδικές μετρήσεις αποθέματος για να εντοπίσουν τα πάντα στο απόθεμα και να βεβαιωθούν ότι οι πραγματικοί αριθμοί ταιριάζουν με αυτούς που έχουν καταγραφεί σε έναν υπολογιστή. Εάν δεν το κάνουν, είναι απαραίτητη μια έρευνα για να διαπιστωθεί γιατί όχι. Τα αποθέματα μπορεί να έχουν τοποθετηθεί λανθασμένα, να έχουν χαθεί, να κλαπούν ή να έχουν καταγραφεί εσφαλμένα. Οι συχνές ασυνέπειες είναι σημάδι κακού ελέγχου των αποθεμάτων και υποδεικνύουν την ανάγκη να εξασφαλιστεί καλύτερα η εγκατάσταση ή να εκπαιδευτούν οι εργαζόμενοι καλύτερα.
SmartAsset.