Η διαχείριση του γραφείου του ξενοδοχείου αντιπροσωπεύει τα καθήκοντα και τις δραστηριότητες που σχετίζονται με το χειρισμό του γραφείου εξυπηρέτησης σε ξενοδοχεία και μοτέλ. Οι εργασίες είναι συχνά ποικίλες και περιλαμβάνουν μια σειρά από σημαντικά στοιχεία που παρέχουν πληροφορίες στην ανώτερη διοίκηση. Μερικές κοινές εργασίες περιλαμβάνουν βασική τήρηση βιβλίων, χειρισμό ζητημάτων και προβλημάτων πελατών και αντιμετώπιση τυπικής συντήρησης ξενοδοχείου. Η διεύθυνση του γραφείου του ξενοδοχείου μπορεί επίσης να είναι υπεύθυνη για την πρόσληψη, την κατάρτιση και τον προγραμματισμό εργαζομένων στην περιοχή. Αυτές οι θέσεις μπορούν να περιλαμβάνουν υπαλλήλους, νυχτερινούς ελεγκτές, προσωπικό εξυπηρέτησης και συνεργεία καθαρισμού.
Τα καθήκοντα τήρησης βιβλίων περιλαμβάνουν το συρτάρι μετρητών, τη διαχείριση αποδείξεων για ενοικιαζόμενα δωμάτια και έξοδα μικρών μετρητών για το ξενοδοχείο. Αυτά διασφαλίζουν ότι το ξενοδοχείο μπορεί να ισορροπήσει σωστά και να υπολογίσει τα χρήματα που λαμβάνει από τους πελάτες. Η διαχείριση του γραφείου του ξενοδοχείου δεν μπορεί να ολοκληρώσει όλες τις τυπικές εργασίες τήρησης βιβλίων. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ο διαχειριστής μπορεί απλά να επιβλέψει τη διαδικασία και να διασφαλίσει ότι είναι ακριβής και έγκυρη. Αυτός ο διαχωρισμός παρουσιάζει επίσης έναν ισχυρό διαχωρισμό των καθηκόντων, που βοηθά στην αποφυγή υπεξαίρεσης ή απάτης.
Οι πελάτες είναι η ζωτική δύναμη των επιχειρήσεων, ειδικά με τα ξενοδοχεία. Ως επιχείρηση που βασίζεται σε υπηρεσίες, η διαχείριση του ξενοδοχειακού γραφείου βοηθά στην αντιμετώπιση ποικίλων θεμάτων πελατών. Ενώ τα περισσότερα είναι αρκετά βασικά και συμβάλλουν στη διασφάλιση μιας ευχάριστης διαμονής, κάθε τόσο προκύπτει ένα σοβαρό πρόβλημα. Ο διευθυντής του γραφείου του ξενοδοχείου πρέπει να βρίσκεται στο επίκεντρο αυτών των ζητημάτων και να αποτρέψει τυχόν αρνητικά προβλήματα πριν ξεκινήσουν πραγματικά. Αν δεν το κάνετε, μπορεί να οδηγήσετε σε δυνητικά αρνητικά σχόλια προς το ξενοδοχείο και το προσωπικό του, κάτι που μπορεί να είναι ένα ακόμη μεγαλύτερο πρόγραμμα.
Η συντήρηση του ξενοδοχείου είναι μια ατελείωτη διαδικασία. Τα ξενοδοχεία ενδέχεται να βρεθούν εξαιρετικά απασχολημένα κατά περιόδους, ειδικά κατά τις περιόδους αιχμής του ταξιδιού. Η διεύθυνση του γραφείου του ξενοδοχείου ελέγχει θέματα συντήρησης και υποβάλλει αιτήματα για επισκευή ή αντικατάσταση ειδών. Ο διαχειριστής είναι επίσης υπεύθυνος για τη διασφάλιση της έγκαιρης αντιμετώπισης αυτών των ζητημάτων. Για παράδειγμα, η καθυστερημένη συντήρηση της πισίνας μπορεί να απομακρύνει τους πελάτες από το ξενοδοχείο, μειώνοντας το εισόδημα της επιχείρησης.
Οποιοδήποτε άλλο ζήτημα μπορεί γρήγορα να γίνει ευθύνη για τη διαχείριση του ξενοδοχειακού γραφείου. Ως διευθυντής, συχνά δεν υπάρχει τέλος στις καθημερινές εργασίες που μπορεί να προκύψουν. Αυτές περιλαμβάνουν την προετοιμασία για επαγγελματικές συναντήσεις, το χειρισμό αλληλογραφίας και πακέτων, τον έλεγχο κρατήσεων ή τον έλεγχο καθαρισμένων δωματίων. Εν ολίγοις, αυτό το άτομο είναι το άτομο που είναι υπεύθυνο για να συμβούν τα πράγματα σωστά και να λειτουργούν ομαλά στο ξενοδοχείο.
SmartAsset.