Το αίτημα για πληροφορίες, ή RFI, είναι μια κοινή επιχειρηματική στρατηγική που έχει σχεδιαστεί για να επιτρέπει σε πιθανούς πελάτες να συλλέγουν δεδομένα σχετικά με τις υπηρεσίες και την υποστήριξη που προσφέρονται από διαφορετικούς πιθανούς παρόχους. Η ακριβής μορφή του εγγράφου θα διαφέρει, με βάση τον τύπο και το βάθος των πληροφοριών που επιθυμεί ο πελάτης να λάβει. Συχνά, ένα αίτημα για πληροφορίες είναι ένα απλό έγγραφο ερωτήσεων και απαντήσεων που απαιτεί πολύ απλές απαντήσεις, επιτρέποντας στον πελάτη να υποβάλει το αίτημα σε πολλούς προμηθευτές και να συγκρίνει εύκολα τις απαντήσεις.
Ενώ το αίτημα για πληροφορίες μοιράζεται ορισμένα χαρακτηριστικά με το αίτημα για πρόταση ή RFP, οι πελάτες τείνουν να χρησιμοποιούν το RFI ως μέσο συλλογής βασικών δεδομένων για να αποφασίσουν ποιοι προμηθευτές θα επιλεγούν για να λάβουν πρόσκληση για υποβολή επίσημης πρότασης. Το τυπικό RFI δεν παρέχει πολλά ως προς το υπόβαθρο του πελάτη και τείνει να επικεντρώνεται περισσότερο στις γενικές επιχειρηματικές πρακτικές, στο φάσμα των προϊόντων και υπηρεσιών που διατίθενται από τον προμηθευτή και μερικές φορές στην τυπική δημοσιευμένη τιμή. Αντίθετα, το RFP συνήθως υπερβαίνει αυτές τις βασικές πληροφορίες, παρέχοντας πρόσθετα δεδομένα για τον πελάτη, ζητώντας τιμές βάσει της χρήσης του όγκου και καλώντας τους προμηθευτές να απαντήσουν με λύσεις σε συγκεκριμένες ανάγκες του πελάτη.
Από αυτή την άποψη, το αίτημα για πληροφορίες μπορεί να θεωρηθεί ως μέσο συλλογής πληροφοριών που στη συνέχεια αξιολογείται και χρησιμοποιείται για τον προσδιορισμό του επόμενου βήματος στη διαδικασία. Εάν η ιδέα είναι τελικά να αναζητήσουν προμηθευτές για τη δημιουργία μιας μακροπρόθεσμης συμβατικής συμφωνίας, ο πελάτης μπορεί να στείλει το RFI σε πολλές επιχειρήσεις που προσφέρουν τα βασικά προϊόντα που επιθυμούν. Μόλις ληφθούν όλες οι απαντήσεις, ο πελάτης συγκρίνει τα πλεονεκτήματα κάθε απάντησης, περιορίζοντας τελικά τη λίστα των υποψηφίων RFP σε λίγους εκλεκτούς. Σε εκείνο το σημείο, οι πωλητές που πέρασαν επιτυχώς από αυτό το προκαταρκτικό στάδιο καλούνται να υποβάλουν μια πρόταση, συνήθως χρησιμοποιώντας ένα αίτημα και μια καθορισμένη μορφή που παρέχεται από τον δυνητικό πελάτη.
Ένα αίτημα για πληροφορίες μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί ως βασική επιχειρηματική διαδικασία για την αξιολόγηση δυνητικών προμηθευτών όπου καμία μακροπρόθεσμη συμβατική συμφωνία δεν είναι πρακτική. Σε αυτό το σενάριο, το RFI εξυπηρετεί τον σκοπό του εντοπισμού προμηθευτών που προσφέρουν την πιο ανταγωνιστική τυπική τιμολόγηση για αγαθά και υπηρεσίες που μπορεί να χρειαστεί ο πελάτης κατά καιρούς. Για παράδειγμα, μια τοπική επιχείρηση μπορεί να στείλει ένα RFI σε όλα τα τοπικά καταστήματα προμηθειών γραφείου για να μάθει ποια έχει τη χαμηλότερη τιμή στα γενικά είδη γραφείου, ποια προσφέρουν εκπτώσεις όγκου εάν η παραγγελία υπερβαίνει ένα συγκεκριμένο ποσό και που παραδίδει παραγγελίες με ή χωρίς χρέωση παράδοσης. Τα δεδομένα τηρούνται στο αρχείο, επιτρέποντας στις μικρές επιχειρήσεις να λαμβάνουν αποφάσεις για το πού θα αγοράσουν είδη γραφείου όταν προκύψει ανάγκη.
SmartAsset.