Το λογισμικό Front Office είναι ένα κρίσιμο μέρος των καθημερινών λειτουργιών στις περισσότερες επιχειρήσεις. Υπάρχουν πολλοί διαφορετικοί τύποι λογισμικού front office, αν και δεν έχουν όλα τα γραφεία τις ίδιες ανάγκες λογισμικού. Τα προγράμματα λογισμικού που χρησιμοποιούνται συχνά σε ένα γραφείο μπορεί να περιλαμβάνουν επεξεργασία κειμένου, γραφιστική και προγραμματισμό προγραμμάτων. Άλλοι σημαντικοί τύποι λογισμικού front office είναι προγράμματα που σχετίζονται με μηχανήματα, προγράμματα ταμειακής μηχανής και λογισμικό κρατήσεων.
Τα προγράμματα επεξεργασίας κειμένου είναι ένας από τους πιο βασικούς και ευρέως χρησιμοποιούμενους τύπους λογισμικού front office. Αυτά τα προγράμματα επιτρέπουν τη δημιουργία και αποθήκευση εγγράφων βασισμένων σε κείμενο και ενδέχεται να περιλαμβάνουν πρόσθετες δυνατότητες, όπως προγράμματα υπολογιστικών φύλλων ή τη δημιουργία επιστολόχαρτων και επαγγελματικών καρτών της εταιρείας. Ενώ σχεδόν όλοι οι υπολογιστές διαθέτουν ενσωματωμένο επεξεργαστή κειμένου, ορισμένα γραφεία μπορεί να προτιμούν να εγκαταστήσουν ένα διαφορετικό πρόγραμμα ή να κατεβάσουν έναν δωρεάν επεξεργαστή κειμένου για το Διαδίκτυο. Εκτός από έναν βασικό επεξεργαστή κειμένου, τα γραφεία γραφείων χρησιμοποιούν επίσης προγράμματα που επιτρέπουν τη δημιουργία φορητών αρχείων εγγράφων ή PDF. Αυτά είναι ειδικά αρχεία που μπορούν να διαβαστούν σε σχεδόν οποιονδήποτε υπολογιστή, ακόμη και αν δεν μοιράζεται τον ίδιο επεξεργαστή κειμένου.
Προγράμματα γραφικού σχεδιασμού χρησιμοποιούνται στο μπροστινό γραφείο για τη δημιουργία εικόνων. Ο σχεδιασμός μενού, διαφημιστικών φυλλαδίων, λογότυπων ή άλλων αντικειμένων που βασίζονται σε γραφικά μπορεί να γίνει όλα εσωτερικά με λογισμικό γραφικών. Τα προηγμένα προγράμματα γραφικών επιτρέπουν τη δημιουργία λεπτομερών, καλλιτεχνικών εικόνων, με εκατοντάδες επιλογές προσαρμογής και βελτίωσης του σχεδιασμού. Βασικά προγράμματα γραφικών, μερικά από τα οποία μπορείτε να κατεβάσετε δωρεάν στο διαδίκτυο, είναι εξαιρετικά για επεξεργασία φωτογραφιών και δημιουργία απλών γραφικών εικόνων.
Το λογισμικό προγραμματισμού βοηθά το γραφείο να διατηρεί την ημέρα ομαλά. Αυτός ο τύπος λογισμικού είναι εξαιρετικά χρήσιμος σε ιατρικά γραφεία ή σε οποιονδήποτε οργανισμό στον οποίο η περισσότερη καθημερινή δραστηριότητα βασίζεται σε μια σειρά συναντήσεων ή ραντεβού. Οι χρήστες μπορούν να εισάγουν πληροφορίες σχετικά με την ώρα και την ημερομηνία ενός ραντεβού, καθώς και πληροφορίες σχετικά με τον πελάτη ή τον πελάτη και το άτομο που θα συναντήσει. Η χρήση προγράμματος λογισμικού προγραμματισμού μπορεί να διασφαλίσει ότι κάθε άτομο γνωρίζει πού υποτίθεται ότι βρίσκεται όλη την ημέρα και μπορεί να βοηθήσει στην αποτελεσματική αντιμετώπιση ακυρώσεων ή αλλαγών.
Το λογισμικό front office που σχετίζεται με μηχανήματα βοηθά τους χρήστες να συνδέσουν τον υπολογιστή τους με εξωτερικές συσκευές. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει λογισμικό για σαρωτές, εκτυπωτές, φαξ, ακόμη και τηλεφωνικά συστήματα. Οι περισσότερες εξωτερικές συσκευές θα διαθέτουν το δικό τους λογισμικό και οι μηχανές ενδέχεται να είναι συμβατές μόνο με υπολογιστές που έχουν εγκατεστημένο το λογισμικό που περιλαμβάνεται.
Πολλά καταστήματα και εγκαταστάσεις λιανικής χρησιμοποιούν πλέον συστήματα ταμειακής μηχανής που βασίζονται σε υπολογιστή, τα οποία απαιτούν συγκεκριμένο λογισμικό. Σε ένα γραφείο, το λογισμικό ταμειακής μηχανής μπορεί να είναι χρήσιμο εάν οι εργαζόμενοι γραφείου αναμένεται να ασχολούνται με συναλλαγές μετρητών και πιστώσεων σε τακτική βάση. Τα γραφεία του ξενοδοχείου, για παράδειγμα, συχνά διαχειρίζονται πληρωμές για δωμάτια και υπηρεσίες κατά το check in. Δεδομένου ότι οι περισσότεροι εργαζόμενοι αρχικού επιπέδου δεν είναι εξοικειωμένοι με το λογισμικό ταμειακής μηχανής, είναι απαραίτητα καλά προγράμματα κατάρτισης που θα τους βοηθήσουν να επιταχύνουν και να μειώσουν τα λάθη.
Τα ξενοδοχεία, τα εστιατόρια και οι υπηρεσίες ενοικίασης μπορούν επίσης να χρησιμοποιούν λογισμικό front office που ειδικεύεται στη διαχείριση κρατήσεων. Αυτός ο τύπος λογισμικού μπορεί να βελτιώσει την αποδοτικότητα διασφαλίζοντας ότι τίποτα δεν έχει διπλή κράτηση και ότι οι πελάτες εισέρχονται και εξέρχονται με κανονική ροή. Όπως και με το λογισμικό ταμειακής μηχανής, το λογισμικό κρατήσεων μπορεί να πάρει μερικές εβδομάδες για να μάθει, ειδικά για τους νέους υπαλλήλους.
SmartAsset.