Ένα έντυπο πρότασης προσφοράς είναι ένα έγγραφο που χρησιμοποιείται από εργολάβους και προμηθευτές για την παροχή τιμών σε ένα έργο ή εργασία. Αυτές οι φόρμες χρησιμοποιούνται στις επιχειρήσεις για πολλές δραστηριότητες προμηθειών και χρησιμοποιούνται επίσης ευρέως στον κατασκευαστικό κλάδο για την τιμολόγηση κτιριακών έργων. Το πρότυπο της αρχικής πρότασης προσφοράς δημιουργείται από τον ιδιοκτήτη, τον προγραμματιστή ή τον αγοραστή και συμπληρώνεται από τον ανάδοχο ή τον προμηθευτή σύμφωνα με τις απαιτήσεις του ιδιοκτήτη.
Η πρόταση υποβολής προσφορών εκδίδεται συχνά ως απάντηση σε αίτημα για πρόταση (RFP). Όταν ένας ιδιοκτήτης ή προγραμματιστής χρειάζεται να προσλάβει έναν ανάδοχο ή να αγοράσει υλικά από έναν προμηθευτή, ο ιδιοκτήτης θα εκδώσει ένα RFP σε πιθανούς πλειοδότες. Το RFP θα περιέχει συχνά μια φόρμα πρότασης προσφοράς που πρέπει να συμπληρωθεί και να υποβληθεί από κάθε πλειοδότη. Το RFP θα αναφέρει επίσης τι είδους πληροφορίες πρέπει να περιλαμβάνονται σε κάθε προσφορά.
Για την ολοκλήρωση μιας πρότασης προσφοράς, ο ανάδοχος πρέπει πρώτα να εκτιμήσει το κόστος εκτέλεσης της καθορισμένης εργασίας ή προμήθειας του συγκεκριμένου προϊόντος. Στη συνέχεια πρέπει να συμπληρώσει την τιμή του στο πρότυπο προσφοράς σύμφωνα με τις οδηγίες του κατόχου. Το έντυπο της πρότασης μπορεί επίσης να περιλαμβάνει ενότητες που σχετίζονται με εναλλακτικά, προσθήκες, παράπλευρα έργα ή ειδικές απαιτήσεις. Οι περισσότερες από αυτές τις φόρμες θα περιλαμβάνουν πληροφορίες σχετικά με το χρονοδιάγραμμα παράδοσης του έργου, καθώς και συνθήκες και πληροφορίες έργου. Συνήθως υπάρχει επίσης μια περιοχή για τους υποψήφιους να αναφέρουν συγκεκριμένες εξαιρέσεις ή όρους στην τιμή τους.
Αυτά τα πρότυπα προσφέρουν πολλά πλεονεκτήματα τόσο στους πλειοδότες όσο και στους ιδιοκτήτες έργων. Το κύριο πλεονέκτημα για τον ιδιοκτήτη είναι ότι αυτή η τεχνική προσφέρει μια σύγκριση τιμών “μήλα με μήλα”, πράγμα που σημαίνει ότι ο ιδιοκτήτης μπορεί να συγκρίνει γρήγορα τις τιμές, επειδή το πεδίο εφαρμογής και οι συνθήκες είναι παρόμοιες ή πανομοιότυπες. Ο ανάδοχος έχει το πλεονέκτημα να γνωρίζει ακριβώς τι περιμένει ο ιδιοκτήτης και πώς πρέπει να παρουσιάζεται η τιμή για σαφήνεια. Τα πρότυπα πρότασης προσφοράς συμβάλλουν επίσης στην αποφυγή σύγχυσης των ιδιοκτητών από εξαιρέσεις ή αποκλίσεις πεδίου που αναφέρονται σε μεμονωμένες προσφορές εργολάβων.
Ενώ η φόρμα πρότασης προσφοράς δημιουργείται συχνά από ιδιοκτήτες για ένα συγκεκριμένο έργο, πολλοί εργολάβοι έχουν επίσης τις δικές τους εσωτερικές φόρμες. Όταν εκδίδεται RFP και δεν περιλαμβάνει έντυπο πρότασης προσφοράς, ο ανάδοχος ή ο προμηθευτής θα χρησιμοποιήσει τη δική του φόρμα για να υποβάλει τιμές για το έργο. Αυτές οι φόρμες συνήθως περιέχουν όλους τους τυπικούς όρους και προϋποθέσεις που απαιτούνται από τον ανάδοχο και περιλαμβάνουν χώρο για τους προσφέροντες να προσθέσουν πληροφορίες τιμολόγησης, καθώς και συγκεκριμένους όρους και εξαιρέσεις έργου.
SmartAsset.