Όταν οι άνθρωποι μιλούν για το γραφείο, αναφέρονται σε όλες τις λειτουργίες ενός οργανισμού που περιλαμβάνουν άμεση επαφή με τους πελάτες. Για παράδειγμα, το γραφείο του ξενοδοχείου περιγράφει τους υπάλληλους θυρωρείου και γραφείου που κάνουν κρατήσεις και δέχονται πληρωμές. Το γραφείο του καταστήματος μπορεί να γίνει πιο εύκολα κατανοητό σε σύγκριση με τα καθήκοντα του γραφείου, τα οποία περιλαμβάνουν λογιστική, ανθρώπινο δυναμικό και άλλες λειτουργίες που μπορεί να συμβάλλουν στην ποιότητα της εξυπηρέτησης πελατών, αλλά που σπάνια βλέπουν οι πελάτες. Μερικές από τις πιο συνηθισμένες διαδικασίες του front office είναι η επικοινωνία, η τεκμηρίωση και οι οικονομικές συναλλαγές ή οι συναλλαγές πωλήσεων.
Η επικοινωνία είναι μια από τις πιο ουσιαστικές διαδικασίες του front office που βρίσκεται σχεδόν σε κάθε σενάριο front office. Όταν οι ρεσεψιονίστ στα ιατρικά γραφεία μιλούν στους ασθενείς στο τηλέφωνο ή χαιρετούν τους ασθενείς όταν μπαίνουν σε ένα γραφείο, για παράδειγμα, εκτελούν καθήκοντα επικοινωνίας. Στο λιανικό εμπόριο, οι εργασίες επικοινωνίας προκύπτουν όταν οι εκπρόσωποι πωλήσεων βοηθούν τους πελάτες να βρουν τα είδη για τα οποία αγοράζουν.
Η τεκμηρίωση είναι μια άλλη από τις πιο σημαντικές διαδικασίες στο γραφείο. Με λίγα λόγια, αυτή είναι η διαδικασία καταγραφής του τι συμβαίνει σε ένα γραφείο. Οι εργαζόμενοι στη ρεσεψιόν σε ένα ξενοδοχείο, για παράδειγμα, είναι υπεύθυνοι για την παρακολούθηση του ποιος κάνει κρατήσεις, ποιος κάνει check in και ποιος κάνει check out. Συνήθως αποθηκεύουν αυτές τις πληροφορίες σε βάσεις δεδομένων, ώστε να μπορούν να γνωρίζουν πόσα δωμάτια είναι ανοιχτά και πότε μπορούν να προγραμματίσουν τη στελέχωση για τους περισσότερους πελάτες.
Οι διαδικασίες του front office που περιλαμβάνουν πωλήσεις και χρηματοοικονομικές συναλλαγές συνήθως τεκμηριώνονται και μεταφέρονται ψηφιακά σε τμήματα back office, όπως οικονομικά και λογιστικά. Στο λιανικό εμπόριο, πολλοί εργαζόμενοι στο γραφείο χρησιμοποιούν ταμειακές μηχανές που υπολογίζουν τα ημερήσια σύνολα. Οι επαγγελματίες που εργάζονται σε ιατρικά γραφεία ίσως χρειαστεί να λάβουν ασφαλιστικές πληροφορίες. Σε ορισμένες περιπτώσεις μπορεί επίσης να πρέπει να είναι εξοικειωμένοι με την ιατρική κωδικοποίηση.
Όπως και στις περισσότερες πτυχές των επιχειρήσεων, η διαχείριση είναι μια σημαντική διαδικασία. Οι διαχειριστές συνήθως επιβλέπουν όλες τις διαδικασίες γραφείου και διασφαλίζουν ότι οι εργαζόμενοι εκτελούν σωστά τα καθήκοντά τους. Μπορεί επίσης να εκπαιδεύσουν εργαζόμενους στο γραφείο και να αλλάξουν διαδικασίες στο γραφείο για να αντιμετωπίσουν νέες προκλήσεις.
Πολλοί διευθυντές πιστεύουν ότι οι διαδικασίες του front office πρέπει να αναπτύσσονται συνεχώς. Αντί να εξαρτώνται από μοντέλα ή στρατηγικές επειδή είναι οικεία, πολλοί διαχειριστές επιλέγουν να αναλύσουν κάθε νέα πρόκληση και να υιοθετήσουν λύσεις. Για παράδειγμα, εάν ένας διευθυντής ξενοδοχείου διαπιστώσει ότι το σύστημα κρατήσεων είναι πολύ αργό και ότι οι εργαζόμενοι στο γραφείο δεν μπορούν να βοηθήσουν τους πελάτες αρκετά γρήγορα, μπορεί να αναζητήσει νέα συστήματα που να είναι οικονομικά αποδοτικά. Ένας διευθυντής μπορεί επίσης να παρατηρήσει τη συμπεριφορά των εργαζομένων στη ρεσεψιόν και να πραγματοποιεί περιοδικές εκπαιδευτικές συνεδρίες για τη βελτίωση της επικοινωνίας με τους πελάτες.