Το back office είναι ένας συλλογικός όρος που αναφέρεται στο μέρος μιας επιχειρηματικής δραστηριότητας που επικεντρώνεται στον χειρισμό των καθηκόντων που είναι απαραίτητα για τη διατήρηση της λειτουργίας μιας εταιρείας. Αυτός ο χαρακτηρισμός προέρχεται από την παράδοση της στέγασης αυτών των λειτουργιών στο πίσω μέρος μιας επιχειρηματικής εγκατάστασης, μακριά από το ευρύ κοινό. Μια τέτοια ρύθμιση ήταν κάποτε πολύ κοινή με όλους τους τύπους επιχειρήσεων και εξακολουθεί να ισχύει για τη διάταξη πολλών διαφορετικών τύπων επιχειρηματικών δραστηριοτήτων, όπως καταστήματα λιανικής πώλησης και άλλους ιστότοπους όπου οι πελάτες είναι πιθανό να επισκεφθούν τις εγκαταστάσεις.
Η παραδοσιακή ρύθμιση για έναν χώρο επιχείρησης απαιτούσε τρεις διαφορετικούς τομείς στη γενική αρχιτεκτονική λειτουργιών. Πρώτον, το κεντρικό γραφείο παρείχε μια περιοχή όπου οι πελάτες θα μπορούσαν να αλληλεπιδράσουν με το προσωπικό πωλήσεων και άλλους. Το μεσαίο γραφείο ήταν συχνά ο χώρος των γραφείων και των διοικητικών λειτουργιών, καθώς και η περιοχή όπου οι υπάλληλοι της εταιρείας έχουν χώρο γραφείου. Ένα back office στεγάζει λειτουργίες που βοηθούν να διατηρηθούν τα άλλα δύο τμήματα σε άριστη κατάσταση λειτουργίας, καθιστώντας το ουσιαστικά την καρδιά της επιχειρηματικής διαδικασίας.
Σήμερα, ένα back office είναι πιθανό να περιλαμβάνει χώρο για την απόδοση τριών βασικών τμημάτων στη συνολική δομή της εταιρείας. Το λογιστικό τμήμα είναι μέρος αυτού του ομίλου και είναι υπεύθυνο για την ακριβή καταγραφή των οικονομικών συναλλαγών που πραγματοποιούνται ως η τρέχουσα λειτουργία της επιχείρησης. Μεταξύ των πολλών λειτουργιών που διαχειρίζεται αυτό το τμήμα, το προσωπικό που εργάζεται σε αυτόν τον τομέα θα χειριστεί θέματα όπως η διασφάλιση της έγκαιρης κατάρτισης των μισθών, οι τακτικές πληρωμές στους προμηθευτές και η πληρωμή των πληρωμών από τους πελάτες αποστέλλονται με ακρίβεια σε καθένα λογαριασμό του πελάτη.
Το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού της εταιρείας είναι επίσης μέρος της δομής του back office. Αυτός ο τομέας είναι υπεύθυνος για τη συνεργασία με τα διευθυντικά στελέχη για την εξασφάλιση εργαζομένων σε ανοικτές θέσεις, την ανάπτυξη και την εποπτεία της σχέσης μεταξύ της εταιρείας και κάθε εργαζομένου, τη δημιουργία διαδικασιών πρόσληψης, πειθαρχίας και τερματισμού και την παρέμβαση όταν υπάρχει ζήτημα μεταξύ δύο εργαζομένων της επιχείρησης Το Οι προσπάθειες του τμήματος ανθρώπινου δυναμικού έχουν άμεσο αντίκτυπο τόσο στο μεσαίο όσο και στο κεντρικό γραφείο, καθώς και στο προσωπικό που στελεχώνει αυτούς τους τομείς.
Μια πιο πρόσφατη προσθήκη στο back office είναι το τμήμα τεχνολογίας πληροφοριών. Αυτός ο τομέας είναι συχνά υπεύθυνος για κάθε τύπο ηλεκτρονικού δικτύου που λειτουργεί εντός της εταιρείας, καθώς και για τη διαχείριση τηλεπικοινωνιακών λειτουργιών για την επιχείρηση. Ένα τμήμα πληροφορικής συμμετέχει επίσης συχνά στην επιλογή και εγκατάσταση διαφόρων τύπων εξοπλισμού επικοινωνίας, συμπεριλαμβανομένων υπολογιστών, τηλεφωνικών συστημάτων και άλλου εξοπλισμού που σχετίζεται με τη διαδικασία επικοινωνίας.
Ο ορισμός ενός back office δεν σημαίνει ότι οι λειτουργίες που διαχειρίζονται σε αυτόν τον τομέα έχουν μικρή σημασία για την ευημερία της εταιρείας. Στην πραγματικότητα, οι λειτουργίες του back office καθιστούν δυνατή τη σωστή λειτουργία των υπόλοιπων στοιχείων της επιχείρησης. Για το λόγο αυτό, πολλές επιχειρήσεις θεωρούν ότι το back office είναι το λειτουργικό θεμέλιο της εταιρείας και καταβάλλουν κάθε δυνατή προσπάθεια για να βεβαιωθούν ότι λειτουργεί με τη μέγιστη απόδοση.
SmartAsset.