Ο διοικητικός προϋπολογισμός είναι ένα οικονομικό σχέδιο για τη διοικητική πλευρά μιας επιχείρησης για μια λογιστική περίοδο όπως τρίμηνο ή έτος. Περιλαμβάνει κόστη που δεν σχετίζονται άμεσα με την παραγωγή αγαθών και υπηρεσιών. Ο έλεγχος των προϋπολογισμών είναι κρίσιμος για εταιρείες όλων των μεγεθών, καθώς ένας μεγάλος προϋπολογισμός μπορεί να τρώει τα κέρδη και να δυσκολεύει την ανάπτυξη μιας εταιρείας. Εάν μια εταιρεία διαπραγματεύεται δημόσια, έχει επίσης την υποχρέωση να προστατεύει τους μετόχους με λογικό προϋπολογισμό και σε ορισμένες περιπτώσεις οι εταιρείες μπορεί να έχουν νομική υποχρέωση να αποκαλύπτουν τον διοικητικό προϋπολογισμό.
Αυτό το έγγραφο περιέχει μια λεπτομερή ανάλυση των αναμενόμενων δαπανών για λειτουργίες υποστήριξης που σχετίζονται με την επιχείρηση, που κυμαίνονται από νομικές υπηρεσίες έως μισθοδοσία γραμματείας. Ο διοικητικός προϋπολογισμός καθορίζει έναν αριθμό τμημάτων και τις λειτουργίες τους και συζητά τα κονδύλια που έχουν στη διάθεσή τους. Το μέγεθος αυτού του προϋπολογισμού μπορεί να ποικίλλει, ανάλογα με την εταιρεία. Ορισμένες εταιρείες έχουν πολύ υψηλό σχετικό γενικό κόστος, ενώ άλλες έχουν κόστος συγκεντρωμένο απευθείας στην παραγωγή.
Ορισμένοι οργανισμοί πρέπει να αποκαλύψουν τον διοικητικό προϋπολογισμό τους. Στις κυβερνήσεις που εκτιμούν τη διαφάνεια, αυτό το έγγραφο είναι διαθέσιμο για έλεγχο από τους φορολογούμενους και οι άνθρωποι μπορούν να υποβάλουν σχόλια. Οι εισηγμένες εταιρείες πρέπει να συζητούν τον προϋπολογισμό σε ετήσιες εκθέσεις και άλλες δηλώσεις. Ομοίως, οι εγγεγραμμένες φιλανθρωπικές οργανώσεις πρέπει να δείχνουν πώς χρησιμοποιούν τα κεφάλαιά τους και ένας υψηλός διοικητικός προϋπολογισμός μπορεί να είναι αποτρεπτικός για τους χορηγούς που θέλουν να δουν το μεγαλύτερο μέρος των κεφαλαίων τους να συγκεντρώνεται στην παράδοση αγαθών και υπηρεσιών στους άπορους.
Ο προγραμματισμός ενός διοικητικού προϋπολογισμού μπορεί να διαρκέσει εβδομάδες ή μήνες. Η εταιρεία πρέπει να είναι σε θέση να προβλέψει το κόστος όσο το δυνατόν ακριβέστερα και μπορεί να συνεισφέρει σε θέματα όπως οι πληθωριστικές αιχμές. Θέτει στόχους για τη λογιστική περίοδο και μπορεί να τους συζητήσει στον προϋπολογισμό. Για παράδειγμα, ο προϋπολογισμός του νομικού τμήματος μπορεί να επεκταθεί επειδή μια εταιρεία προετοιμάζει ένα νέο προϊόν που απαιτεί νομική διαβούλευση και, ως εκ τούτου, η δαπάνη δικαιολογείται. Εάν μια εταιρεία δεν μπορεί να εξηγήσει ένα ξαφνικό άλμα των διοικητικών δαπανών, αυτό θα μπορούσε να αντιπροσωπεύει προβλήματα επικοινωνίας ή αποτελεσματικότητας στη διοίκηση της εταιρείας.
Οι λογιστές, οι αναλυτές και άλλοι μπορούν να συμβουλεύονται έναν διοικητικό προϋπολογισμό από προηγούμενη περίοδο για πληροφορίες. Οι ανοδικές πτώσεις στο διοικητικό κόστος τείνουν να γίνονται θέμα με την πάροδο του χρόνου και μερικές φορές αυτοί οι προϋπολογισμοί γίνονται φουσκωμένοι. Σε αυτές τις καταστάσεις, το προσωπικό πρέπει να καθίσει για να καθορίσει τον τρόπο με τον οποίο θα μειωθεί πιο αποτελεσματικά ο προϋπολογισμός για να καλυφθούν οι διοικητικές ανάγκες, ενώ θα επαναπροσδιοριστούν τα κεφάλαια σε άλλους σκοπούς. Αυτό θα μπορούσε να περιλαμβάνει αναδιάρθρωση τμημάτων και άλλα μέτρα για την αύξηση της αποτελεσματικότητας και τη μείωση του κόστους που σχετίζεται με τις διοικητικές δραστηριότητες.