Σε κάθε οργανισμό, από μικρά γραφεία έως μεγάλες πολυεθνικές εταιρείες, υπάρχει μια ομάδα ανθρώπων που μπορεί να θεωρηθεί ως ζωτικής σημασίας – αυτοί που παρέχουν υπηρεσίες γραμματειακής υποστήριξης. Συχνά περιγράφονται ως η ραχοκοκαλιά μιας εταιρείας, αλλά συνήθως βρίσκονται στην πρώτη γραμμή των καθημερινών επαγγελματικών εργασιών εξασφαλίζοντας την ομαλή λειτουργία του χώρου εργασίας. Τα άτομα που παρέχουν αυτές τις υπηρεσίες μπορούν να αναλάβουν έναν αριθμό απαιτητικών ρόλων.
Η ξεπερασμένη αντίληψη ενός γραμματέα που κρατά σημειώσεις από τον εργοδότη και κάνει κάποια πληκτρολόγηση είναι σπάνια στον σημερινό απαιτητικό επιχειρηματικό κόσμο. Πιθανότατα, το άτομο που εκτελεί αυτές τις εργασίες θα έχει επιχειρηματικό πτυχίο και θα βλέπει τον ρόλο της γραμματείας ως σκαλοπάτι στην καριέρα του σε άλλες δουλειές. Πολλοί φοιτητές συμπληρώνουν το εισόδημά τους δουλεύοντας σε αυτόν τον τύπο περιβάλλοντος και συχνά θεωρούν ότι είναι πλεονέκτημα να αναγράφονται αυτές οι δεξιότητες στα βιογραφικά τους.
Η ικανότητα πολλαπλών καθηκόντων και πολλαπλών δεξιοτήτων είναι μια προδιαγραφή εργασίας που απαιτείται όταν υποβάλλετε αίτηση για γραμματειακή θέση. Ο ρόλος μπορεί να περιλαμβάνει οτιδήποτε από την εργασία ως πολυάσχολος ρεσεψιονίστ, την απάντηση σε τηλεφωνικές κλήσεις, την ανάγνωση και απάντηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της εταιρείας, την πληκτρολόγηση αντιγράφων και ακόμη και την εξισορρόπηση λογαριασμών εταιρειών. Οι δεξιότητες υπολογιστών είναι σχεδόν πάντα απαραίτητες για το ρόλο, καθώς τα αρχεία των περισσότερων εταιρειών διατηρούνται σε βάσεις δεδομένων. Η εισαγωγή δεδομένων περιλαμβάνεται επίσης σε αυτές τις υπηρεσίες.
Υπάρχουν πολλοί τρόποι εύρεσης εργασίας σε αυτόν τον τομέα. Εκτός από την υποβολή αίτησης για θέσεις στην κανονική διαδρομή, όπως μέσω διαφημίσεων σε εφημερίδες, υπάρχουν γραφεία εργασίας και γραφεία προσωρινής απασχόλησης αφιερωμένα ειδικά στην παροχή γραμματειακών υπηρεσιών. Οι υποψήφιοι μπορεί να χρειαστεί να κάνουν μερικές δοκιμές, όπως πληκτρολόγηση ταχύτητας και δεξιότητες υπολογιστών, αλλά μόλις εγγραφούν, υπάρχει τεράστια ζήτηση για άτομα με καλές γραμματειακές δεξιότητες.
Πολλοί άνθρωποι χρησιμοποιούν τις ικανότητές τους ως έναν τρόπο για να βάλουν το πόδι τους στην πόρτα των εταιρειών για τις οποίες θα ήθελαν να εργαστούν. Στη συνέχεια μπορούν να ανέβουν τη σκάλα χρησιμοποιώντας την πολύτιμη εμπειρία που απέκτησαν με τη θέση. Δεν θα ήταν η πρώτη φορά που κάποιος ξεκίνησε στην πισίνα πληκτρολόγησης για να καταλήξει να διαχειρίζεται την εταιρεία.
Με την έλευση του Διαδικτύου και την τηλεργασία, ορισμένες υπηρεσίες γραμματείας μπορούν να παρέχονται από το σπίτι. Πολλές εταιρείες εκμεταλλεύονται την εισαγωγή δεδομένων, την πληκτρολόγηση αντιγράφων, τις εργασίες υπολογιστών και τις εργασίες γραφείου σε άτομα που διαθέτουν τις σχετικές δεξιότητες. Μπορεί να είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για τα άτομα να κερδίσουν επιπλέον εισόδημα. Αυτή είναι μια πολύ δημοφιλής εργασία για τους γονείς που μένουν στο σπίτι ή τους εργαζόμενους με μερική απασχόληση, καθώς προσφέρει ευελιξία, επιπλέον μετρητά και έναν τρόπο για να διατηρούν τις δεξιότητές τους ενημερωμένες πριν επιστρέψουν στο χώρο εργασίας, αν το επιλέξουν.
Οι άνθρωποι που δεν πιστεύουν ότι διαθέτουν δεξιότητες γραμματειακής υπηρεσίας πρέπει απλώς να σκεφτούν πόσες φορές στο παρελθόν έχουν πληκτρολογήσει γράμματα στον υπολογιστή του σπιτιού τους ή έχουν επεξεργαστεί τα οικονομικά του σπιτιού τους σε υπολογιστικά φύλλα. Αυτοί οι τύποι δεξιοτήτων μπορεί να είναι πιο απαιτητικοί από όσο πιστεύουν οι περισσότεροι.
SmartAsset.