Η επεξεργασία παραγγελιών είναι ο όρος που χρησιμοποιείται για τον προσδιορισμό των συλλογικών εργασιών που σχετίζονται με την εκπλήρωση μιας παραγγελίας για αγαθά ή υπηρεσίες που έχουν υποβληθεί από έναν πελάτη. Η διαδικασία επεξεργασίας ξεκινά με την αποδοχή της παραγγελίας από τον πελάτη και δεν θεωρείται ολοκληρωμένη έως ότου ο πελάτης παραλάβει τα προϊόντα και διαπιστώσει ότι η παραγγελία έχει παραδοθεί με ακρίβεια και πλήρη. Οι εταιρείες συχνά επενδύουν πολύ χρόνο και προσπάθεια στο σχεδιασμό μιας αποτελεσματικής στρατηγικής για την επεξεργασία των παραγγελιών, αυξάνοντας έτσι τη δυνατότητα δημιουργίας μακροχρόνιας σχέσης εργασίας με τους πελάτες τους.
Η πραγματική προσέγγιση για την επεξεργασία της παραγγελίας θα διαφέρει, ανάλογα με την πολυπλοκότητα της παραγγελίας και τον τύπο των προϊόντων που παραγγέλλονται. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να είναι σχεδόν στιγμιαία. Για παράδειγμα, εάν ένας αγοραστής παραγγείλει για λήψη λογισμικού ή ηλεκτρονικό βιβλίο, η επεξεργασία της παραγγελίας συνήθως δεν περιλαμβάνει παρά την πληρωμή του προϊόντος από τον αγοραστή, την εγγραφή της πώλησης από τον πωλητή και την αποδοχή της πληρωμής και την άμεση παράδοση το ηλεκτρονικό βιβλίο ή το λογισμικό μέσω λήψης.
Όταν τα φυσικά αγαθά εμπλέκονται στην επεξεργασία παραγγελιών, χρησιμοποιείται συνήθως μια πιο περίπλοκη προσέγγιση. Οι πελάτες μπορούν να κάνουν παραγγελίες υποβάλλοντας γραπτό αίτημα, τηλεφωνικά ή χρησιμοποιώντας διαδικτυακές φόρμες παραγγελίας που κατευθύνονται απευθείας στον πωλητή. Στη συνέχεια, κάθε παραγγελία δρομολογείται σε ένα κέντρο διανομής, όπου συλλέγεται ο τύπος και η ποσότητα των ειδών που ζητά ο πελάτης και προετοιμάζονται για αποστολή. Προκειμένου να διευκολυνθεί αυτή η διαδικασία, οι μεγαλύτερες εταιρείες συχνά λειτουργούν πολλαπλά κέντρα διανομής που βρίσκονται σε στρατηγική τοποθεσία, επιτρέποντας την παράδοση της αποστολής στον πελάτη το συντομότερο δυνατό.
Μόλις παραληφθεί η παραγγελία, ο πελάτης ολοκληρώνει την επεξεργασία της παραγγελίας ελέγχοντας τα είδη που παραδίδονται. Εάν τα είδη είναι όντως αυτά που παρήγγειλε ο πελάτης και δεν έχουν καταστραφεί με κανέναν τρόπο, τότε ο κύκλος επεξεργασίας της παραγγελίας θεωρείται ολοκληρωμένος. Σε περίπτωση που τα ληφθέντα αντικείμενα είναι λανθασμένα ή καταστραφούν με οποιονδήποτε τρόπο, τότε η επεξεργασία δεν θεωρείται ολοκληρωμένη μέχρι να επιλυθούν τα ζητήματα.
Η αποτελεσματική και ακριβής επεξεργασία των παραγγελιών είναι απαραίτητη για την επιτυχία κάθε είδους επιχείρησης. Ένα πραγματικά αποτελεσματικό σύστημα απαιτεί οι παραγγελίες να επαληθεύονται με τους πελάτες για να διασφαλιστεί ότι δεν υπάρχουν ερωτήσεις σχετικά με το τι θέλει ο πελάτης. Μόλις επαληθευτεί η παραγγελία, τα στοιχεία που απαιτούνται για την ακριβή συμπλήρωση της παραγγελίας πρέπει να συλλέγονται εγκαίρως. Μετά τη συλλογή των απαραίτητων προϊόντων, πρέπει να συσκευαστούν με ασφάλεια και να παραδοθούν στον πελάτη εντός του υποσχεθέντος χρονικού πλαισίου. Η αποτυχία αποτελεσματικής διαχείρισης οποιασδήποτε από αυτές τις εργασίες αυξάνει τις πιθανότητες απογοήτευσης του πελάτη και, κατά συνέπεια, απώλειας κάθε δυνατότητας επανάληψης των εργασιών.
SmartAsset.