Ένα σύστημα προμηθειών είναι συνήθως ένα μηχανογραφημένο σύστημα σχεδιασμένο για τη διαχείριση της διαδικασίας προμήθειας. Η προμήθεια είναι ένας όρος που χρησιμοποιείται για να περιγράψει αγοραστική δραστηριότητα για μια επιχείρηση ή οργανισμό. Υπάρχουν δύο κύριοι τύποι συστημάτων προμηθειών: οι ηλεκτρονικές προμήθειες και οι τυπικές προμήθειες. Και οι δύο τύποι συστημάτων είναι ευρέως διαθέσιμοι και συχνά περιλαμβάνονται σε εταιρικό προγραμματισμό πόρων (ERP) ή λογισμικό λογιστικού προϊόντος.
Παρόλο που η λειτουργικότητα που παρέχεται ποικίλλει ανάλογα με το λογισμικό, ένα τυπικό εργαλείο προμήθειας περιλαμβάνει αιτήσεις αγοράς, εντολές αγοράς, αποδείξεις αγαθών και επεξεργασία τιμολογίων. Εκτός από αυτές τις βασικές απαιτήσεις, τα περισσότερα συστήματα περιλαμβάνουν μια σειρά εργαλείων αναφοράς. Οι ενσωματωμένες διαδικασίες έγκρισης, έλεγχοι και εργαλεία διαχείρισης κεφαλαίων είναι συνήθως στάνταρ στα μεγαλύτερα προϊόντα.
Η πρωταρχική ιδέα των προμηθειών είναι ότι ο προηγμένος σχεδιασμός, ο προγραμματισμός και η ομαδική αγορά θα οδηγήσουν σε εξοικονόμηση κόστους, πιο αποτελεσματική λειτουργία των επιχειρήσεων και συνεπώς αυξημένη κερδοφορία. Ένα σύστημα προμηθειών χρησιμοποιείται για τη διαχείριση αυτής της διαδικασίας, παρέχοντας χρόνο ανάκαμψης των τιμολογίων, παρακολούθηση των συνολικών δαπανών ανά είδος εμπορευμάτων, καθώς και οικονομικές δεσμεύσεις και διαχείριση ταμειακών ροών. Η πλήρης εφαρμογή ενός συστήματος προμηθειών οδηγεί συνήθως σε σημαντικές αλλαγές στην υπάρχουσα επιχειρηματική διαδικασία, καθώς το σύστημα θα απαιτήσει τη θέσπιση ορισμένων εσωτερικών ελέγχων και διαδικασιών.
Ένα ηλεκτρονικό σύστημα προμηθειών είναι επίσης γνωστό ως ηλεκτρονικές προμήθειες. Αυτός ο όρος χρησιμοποιείται για να περιγράψει λογισμικό που επιτρέπει στους αγοραστές να έχουν πρόσβαση στους καταλόγους προμηθευτών μέσω του Διαδικτύου, καθώς και την αποδοχή ηλεκτρονικών τιμολογίων. Οι αγοραστές επιλέγουν τα υλικά τους, υποδεικνύουν τους λογαριασμούς που θα χρεωθούν για την αγορά και δημιουργούν εντολή αγοράς στο λογιστικό σύστημα. Όλες οι δραστηριότητες που σχετίζονται με τις προμήθειες ολοκληρώνονται στο ηλεκτρονικό σύστημα, μειώνοντας την γραφειοκρατία και αυξάνοντας την αποδοτικότητα.
Η ηλεκτρονική επεξεργασία τιμολογίου επιτρέπει σε επιλεγμένες εταιρείες να βελτιστοποιήσουν περαιτέρω τον έλεγχο και την έγκριση του τιμολογίου. Στη συνέχεια, τα δεδομένα δρομολογούνται μέσω μιας σειράς διαδικτυακών εγκρίσεων πριν υποβληθούν σε επεξεργασία για πληρωμή στο λογιστικό σύστημα. Αυτός ο τύπος συστήματος προμηθειών είναι πολύ δημοφιλής σε μεγάλες επιχειρήσεις, όπου υπάρχουν συμβάσεις προμηθειών για τη διαχείριση των δαπανών. Για αυτές τις εταιρείες, η μείωση του χρόνου προσωπικού για την επεξεργασία τιμολογίων παρέχει εξαιρετική απόδοση επένδυσης.
Ένα τυπικό σύστημα προμηθειών είναι πλήρως ενσωματωμένο με το λογισμικό λογισμικό που χρησιμοποιείται από τον οργανισμό. Όλες οι αγοραστικές δραστηριότητες παρακολουθούνται και διαχειρίζονται μέσω αυτής της ενότητας, επιτρέποντας στην επιχείρηση να ελέγχει τις δαπάνες και να παρακολουθεί τις ευκαιρίες για μεγαλύτερη εξοικονόμηση. Οι αναφορές, η ανάλυση και οι εσωτερικοί έλεγχοι ενσωματώνονται σε αυτόν τον τύπο λογισμικού και σχεδιάζονται γύρω από τις βέλτιστες πρακτικές. Η εφαρμογή ενός συστήματος προμηθειών είναι ένας από τους ευκολότερους τρόπους βελτίωσης της λειτουργικής αποδοτικότητας.
SmartAsset.