Η εναρμόνιση αποθεμάτων είναι μια διαδικασία κατά την οποία μια εταιρεία εξισορροπεί το φυσικό της απόθεμα με τα στοιχεία στα λογιστικά της βιβλία. Δύο τύποι συστημάτων είναι διαθέσιμοι για τη συμφιλίωση του αποθέματος. Οι εταιρείες μπορούν είτε να χρησιμοποιούν ένα περιοδικό είτε διαρκή σύστημα απογραφής για τη διεξαγωγή αυτής της δραστηριότητας. Όπως υποδηλώνουν τα ονόματα, ένα περιοδικό σύστημα απογραφής απαιτεί εναρμόνιση αποθεμάτων πολλές διαφορετικές χρονικές στιγμές το χρόνο, όπως κάθε τρίμηνο. η αιώνια μέθοδος δεν έχει αυτή την απαίτηση καθώς αρκεί μια ετήσια απογραφή. Σε κάθε σύστημα, είναι απαραίτητη μια φυσική καταμέτρηση αποθεμάτων για τη σύγκριση των πραγματικών στοιχείων με τις λογιστικές αναφορές, ώστε οι λογιστές να μπορούν να πραγματοποιήσουν προσαρμογές ανάλογα με τις ανάγκες.
Σε κάθε σύστημα απογραφής, η διαδικασία ξεκινά με τα ίδια πρώτα βήματα. Ένα άτομο από το λογιστικό τμήμα συνήθως βγαίνει και μετράει όλα τα φυσικά στοιχεία που παρατίθενται ως απόθεμα. Ένα αντίγραφο του αποθέματος βιβλίων από τον υπολογιστή μπορεί να βοηθήσει στην καθοδήγηση του λογιστή κατά την καταμέτρηση του φυσικού αποθέματος. Οποιεσδήποτε διαφορές μεταξύ του αποθέματος που αναγράφεται στην εκτύπωση στον υπολογιστή και του πραγματικού αποθέματος χρειάζεται ένα σημάδι στην αναφορά. Όλα τα αποθέματα χρειάζονται καταμέτρηση πριν ξεκινήσει η διαδικασία συμφιλίωσης.
Μόλις ολοκληρωθεί η φυσική καταμέτρηση, οι λογιστές μπορούν να ξεκινήσουν τη διαδικασία συμφιλίωσης αποθεμάτων. Αυτή η διαδικασία απαιτεί από τον λογιστή να συγκρίνει τις φυσικές καταμετρήσεις του με τα στοιχεία που αναφέρονται στο λογιστικό σύστημα. Οποιεσδήποτε διαφορές και οι προκύπτουσες διαφορές σε δολάρια πρέπει να έχουν σαφή σημείωση στην έκθεση συμφιλίωσης. Ο λογιστής πρέπει να βρει τον λόγο για αυτές τις διαφορές και να εντοπίσει τυχόν απότομο απόθεμα. Για παράδειγμα, το απόθεμα που πωλήθηκε αλλά δεν έχει ακόμη καταχωρηθεί στο λογιστικό βιβλίο μπορεί να οδηγήσει σε διαφορά αποθέματος κατά τη διαδικασία συμφωνίας.
Ο σκοπός πίσω από τη διαδικασία συμφιλίωσης αποθέματος είναι διπλός. Πρώτον, μια εταιρεία αναφέρει πιο ακριβή στοιχεία για τις οικονομικές της καταστάσεις, τόσο την κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων όσο και τον ισολογισμό. Οι σωστές λογιστικές καταστάσεις και αναφορές αντικατοπτρίζουν την πραγματική αξία της εταιρείας και επιτρέπουν στους ενδιαφερόμενους να κάνουν καλύτερες κρίσεις. Δεύτερον, ένα ακριβές υπόλοιπο αποθέματος μπορεί να αποτρέψει την υπερπληρωμή φόρων. Οι κρατικές υπηρεσίες μπορούν να χρεώνουν φόρους για απούλητα αποθέματα στο τέλος κάθε έτους. Το υπερβολικό απόθεμα στο τέλος του έτους αυξάνει αυτούς τους φόρους.
Η εναρμόνιση αποθεμάτων μπορεί να βοηθήσει μια εταιρεία να αποδείξει ότι διαθέτει κατάλληλους εσωτερικούς ελέγχους. Η κλοπή, η αλλοίωση και το κατεστραμμένο απόθεμα μπορούν να αυξήσουν σημαντικά το κόστος επιχειρηματικής δραστηριότητας μιας εταιρείας. Η αποτυχία του κατάλληλου ελέγχου των δαπανών που σχετίζονται με το απόθεμα μπορεί να οδηγήσει γρήγορα στα κέρδη μιας εταιρείας. Οι ελεγκτές συχνά εξετάζουν τους εσωτερικούς ελέγχους ως μέρος της διαδικασίας εξωτερικής επιθεώρησης μιας εταιρείας. Τα εθνικά λογιστικά πρότυπα ενδέχεται επίσης να απαιτούν συμμόρφωση με διαδικασίες συμφιλίωσης αποθεμάτων για ορισμένους τύπους εταιρειών.
SmartAsset.