Η αυτόματη εγγραφή είναι μια δυνατότητα συνταξιοδοτικού προγράμματος 401(k) που αναγκάζει τους υπαλλήλους να εξαιρεθούν από το πρόγραμμα εάν δεν θέλουν να συμμετάσχουν. Εάν ένας υπάλληλος δεν εξαιρεθεί προληπτικά, εγγράφεται αυτόματα στο πρόγραμμα. Αυτό σημαίνει ότι ένα ποσοστό του μισθού του υπαλλήλου θα αφαιρεθεί ως συνεισφορά στο πρόγραμμα 401(k). Το ποσοστό αναφέρεται ως το προεπιλεγμένο ποσοστό αυτόματης εγγραφής.
Σκοπός της αυτόματης εγγραφής είναι η ενίσχυση της συμμετοχής στα συνταξιοδοτικά προγράμματα. Πολλοί γνώστες του κλάδου και νομοθέτες φοβούνται ότι οι περισσότεροι Αμερικανοί δεν εξοικονομούν αρκετά χρήματα για τη συνταξιοδότηση. Ως απάντηση, οι διατάξεις του σχεδίου όπως η αυτόματη εγγραφή που αυξάνουν τη συμμετοχή στο συνταξιοδοτικό πρόγραμμα αποτελούν βασικό στοιχείο μιας γενικής στρατηγικής για την αποφυγή μελλοντικής κρίσης. Έχει επίσης θεσπιστεί νομοθεσία για τη στόχευση της συμμετοχής στο πρόγραμμα συνταξιοδότησης των εργαζομένων.
Ο τρόπος με τον οποίο λειτουργεί η αυτόματη εγγραφή είναι ότι ένας εργοδότης θα υιοθετήσει τη διάταξη αυτόματης εγγραφής, γνωστή και ως ρύθμιση αυτόματης εισφοράς, στο σχέδιο 401(k) της εταιρείας. Η διάταξη καθορίζει ένα ποσοστό προεπιλογής που θα χρησιμοποιείται για υπαλλήλους που δεν εξαιρούνται από το πρόγραμμα. Ένα τυπικό ποσοστό προεπιλογής είναι 3%. Χρησιμοποιώντας αυτό ως παράδειγμα, οι εργαζόμενοι θα αφαιρούσαν το 3% του μισθού τους από τους μισθούς τους και θα καταθέσουν στο πρόγραμμα 401(k) για λογαριασμό τους. Το προκύπτον όφελος για το πρόγραμμα είναι μεγαλύτερη συμμετοχή, καθώς πολλά άτομα δεν θα κάνουν τα απαραίτητα μέτρα για να ακυρώσουν τη συμμετοχή.
Η απαίτηση της δυνατότητας αυτόματης εγγραφής είναι ότι οι εργαζόμενοι πρέπει να ενημερώνονται έγκαιρα για την ανάγκη να εξαιρεθούν εάν δεν θέλουν να εγγραφούν. Η ειδοποίηση πρέπει να παρέχεται τουλάχιστον 30 ημέρες πριν από την ημερομηνία αυτόματης εγγραφής του εργαζομένου. Επίσης, μια επόμενη ετήσια ειδοποίηση πρέπει να δίνεται σε όλους τους συμμετέχοντες στο πρόγραμμα τουλάχιστον 30 ημέρες πριν από την έναρξη κάθε έτους προγράμματος.
Επιπλέον, το πρόγραμμα πρέπει να προσδιορίζει μια προεπιλεγμένη επένδυση με την οποία θα δημιουργηθούν οι συμμετέχοντες που εγγράφονται αυτόματα σε περίπτωση που δεν επιλέξουν τις δικές τους επενδύσεις. Λόγω του δυναμικού ευθύνης της επιλογής μιας κακής επενδυτικής επιλογής για τους συμμετέχοντες, υπάρχει νομοθεσία που παρέχει κάποια προστασία στους εργοδότες. Η νομοθεσία ονομάζεται Qualified Default Investment Alternative (QDIA) και θεσπίστηκε βάσει του Pension Protection Act.
Το QDIA επιτρέπει στους εργοδότες να λαμβάνουν νομική προστασία επιλέγοντας μια προεπιλεγμένη επένδυση που πληροί τις οδηγίες των κανονισμών QDIA. Η κύρια ανακούφιση για τους εργοδότες είναι ότι δεν θα είναι υπεύθυνοι για τυχόν ζημίες που προκύπτουν λόγω των διακυμάνσεων της αγοράς.